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Gestione documenti: acquisizione del documento

April 6, 2011
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Un documento entra a far parte di un processo di gestione elettronica dal momento in cui viene catturato e importato all’interno del software documentale.
 
A seconda del suo formato e da dove risiede, senza alcuna limitazione, può essere inserito nel sistema in diversi modi: dallo scanner si ottengono le immagini (solitamente pdf o tiff) di quei documenti di cui si ha solo copia cartacea; dal web si prelevano pagine che possono essere utili o semplicemente interessanti; dal gestionale si riprendono gli spool di stampa relativi ad esempio a fatture, ddt e ordini o tutti gli output da esso forniti; dai programmi Office e da quelli di posta elettronica si recuperano testi, fogli di calcolo, disegni, email e relativi allegati.
 
Per ogni documento, imputato quindi come record (registrazione), vengono definite le chiavi di ricerca utili alla successiva reperibilità dello stesso. Le chiavi possono essere impostate attraverso riconoscimento ottico dei caratteri interni (OCR), tramite la lettura di un barcode preimpostato o sfruttando direttamente la registrazione dei dati nel gestionale.
 

Un sistema di gestione documentale, nello specifico in questa funzione, si rivela essere di estrema importanza e utilità per l’acquisizione di fatture passive: la loro importazione e il riconoscimento automatico nel sistema fa risparmiare tempo e riduce i costi che si sostengono invece con un’archiviazione fisica.

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