Archiviare i documenti digitali in iEbla | iEbla - Gestione documenti online

Archiviare i documenti digitali in iEbla

June 14, 2011
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Abbiamo deciso che quel dato documento deve rientrare nel nostro sistema documentale?
L’abbiamo scansionato e in questo modo abbiamo acquisito la sua riproduzione in digitale.
Oppure abbiamo semplicemente ricevuto o notato in rete un dato di cui abbiamo bisogno e dobbiamo integrarlo al nostro archivio? Bene! Ora, perché sia gestibile ed elaborabile dobbiamo archiviarlo, memorizzarlo in cartelle virtuali facilmente consultabili e accessibili.
 
Il programma di archiviazione digitale iEbla, permette di archiviare i documenti che ci interessano in diversi modi. Vediamo in dettaglio le singole modalità a disposizione.
 
Archiviazione automatica.
Il servizio iDocLoad Service di iEbla prevede che i documenti acquisiti nel software vengano depositati in una o più cartelle e siano indicizzati automaticamente secondo
·         il codice dell’azienda e la tipologia di documento dal nome della cartella
·         il barcode presente nel documento
Il servizio iCommunicator invece permette l’archiviazione automatica da qualsiasi applicativo esterno. Indispensabile, in questo caso, un file di integrazione in .edw. La catalogazione automatica può avvenire anche direttamente dalla denominazione stessa del documento.
 
Archiviazione semi automatica.
Dal sistema gestionale IBM i si attiva una richiesta di archiviazione e le informazioni per l’indicizzazione vengono passate al servizio iDocload senza alcuna imputazione manuale.
Di estrema utilità e versatilità è poi la stampante “virtuale”, denominata iDoc Printer, a cui si invia il documento che si sta visualizzando, sia esso un semplice word, un pdf o una pagina web. Si procederà successivamente all’indicizzazione manuale.
 
Archiviazione manuale.
Invece di demandare al software il riconoscimento dei dati utili alla corretta indicizzazione del documento, l’archiviazione può essere effettuata tramite il programma iDocLoad compilando manualmente uno a uno i campi preposti dal programma con i dati utili alla sua successiva rintracciabilità.
Grazie al plug in di Office (modulo di iEbla chiamato Office Integration Manager) è possible catalogare documenti di Office specificando chiavi di ricerca e dossier di destinazione.
 
Dal documentale, la funzione Upload.
Direttamente dal sistema documentale grazie all’interfaccia web è possibile inserire e catalogare qualsiasi file raggiungile con la semplice funzione di “sfoglia cartella” del proprio pc.
 
Grazie a iEbla archiviare tutti i nostri documenti, a prescindere dal loro formato e dalla loro collocazione, non è mai stato così semplice e veloce.
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