Archiviazione dei documenti cartacei | iEbla - Gestione documenti online

Archiviazione dei documenti cartacei

June 8, 2011
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Organizzare i documenti in azienda, scopri come...I documenti cartacei nel nostro lavoro sono ancora molti. Ne fanno ancora parte in modo rilevante sebbene l’uso delle tecnologie per l’elaborazione digitale e la gestione dei dati sia ormai di uso comune e sia  fondamentalmente parte integrante delle attività di ogni giorno. Siamo ancora, purtroppo, legati alla carta e ad una modalità di lavoro tradizionale che vede il supporto cartaceo ancora protagonista in molte attività, in molte operazioni e procedure di lavoro, specialmente in alcuni settori.
 
Se abbiamo lavorato bene fino ad ora con la carta perché non potremmo continuare a farlo?
Vero, ma siamo in grado di integrarla con gli strumenti informatici che ormai adoperiamo ogni giorno, ogni minuto? Diversi formati utilizzati per lavorare e scambiarci informazioni ci costringono ad adottare e cambiare costantemente modi di lettura e operatività diverse. Quindi ci impongono tempi e costi diversi. Invece di rimanere ancorati ad un sicuro e tranquillizzante modo di lavorare, proviamo a immaginarci come sarebbe più semplice avere a disposizione tutto, subito e in unico formato digitale?
 
La soluzione c’è!
..e sta tutta in un programma software di archiviazione che ci permette di digitalizzare tutti i documenti cartacei (vedi anche il video: Come Organizzare i Documenti in Azienda) con cui abbiamo a che fare, per una loro più facile e veloce reperibilità e un loro impiego più efficiente. Dematerializzare e archiviare ciò che fino ad oggi risiedeva solo su fogli di carta non vuol dire azzerrare il valore di quei documenti, anzi.. vuol dire semplicemente liberare spazio fisico prezioso e utile ad altro, archiviarlo in uno spazio virtuale senza limiti ma sicuro e ottenere in aggiunta enormi benefici in termini di conservazione, gestione e usufruibilità dei dati contenuti in essi. I software oggi a disposizione per la gestione documentale permettono non solo di archiviare i documenti che nascono solo su carta, ma anche di integrarli e correlarli con altre tipologie di documenti e dati, per esempio con i dati generati dai sistemi gestionali, con le e-mail e con molteplici tipologie di file elettronici.
 
Fino a quando non troveremo più block notes e graffette sulla nostra scrivania…

..dovremo essere in grado di saper conservare ciò che è stato fino ad ora creato e memorizzato su carta, dovremo saper sfruttare al massimo ciò che oggi può esistere solo su carta. Ci prospettano un futuro tutto in digitale, dal lavoro fino alla vita privata! Per il momento non ci resta che pensare seriamente ad un utilissimo sistema di archiviazione e gestione documentale!

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