Archiviazione ottica sostitutiva tra decreti ed affidabilità | iEbla - Gestione documenti online

Archiviazione ottica sostitutiva tra decreti ed affidabilità

October 24, 2011
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Abbiamo già parlato di archiviazione ottica sostitutiva, conosciuta anche come gestione ottica sostitutiva.
Di fatto, uno dei modi migliori, per sfruttare al meglio le funzionalità offerte dalla gestione documentale di iEbla.

Come ricorderete, il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze con la Delibera del CNIPA del 19 febbraio 2004, stabiliscono la possibilità di archiviare i documenti cartacei solo su supporti idonei e conservarli nel tempo apponendo la firma elettronica e la marcatura temporale.

In questo modo l’archiviazione elettronica di documenti cartacei assume un valore legale al 100%, facendo decadere l’obbligo della loro conservazione cartacea.
In altre parole si recupera spazio fisico, risorse per la gestione dello stesso e si accede a una gestione elettronica dei documenti infinitamente più funzionale.

Infatti, solo attraverso la possibilità di gestire tutti i documenti attraverso iEbla arriviamo a sfruttarne al massimo il suo potenziale.

In questo caso la gestione ottica sostitutiva, sfrutta si una possibilità offerta dalla legge, ma anche una delle funzionalità più evolute di iEbla: il sistema OCR (Optical Character Recognition).    

La possibilità di acquisire in formato elettronico qualsiasi documento cartaceo è di per se una grande comodità: non stiamo parlando di una semplice scansione, ma della reale archiviazione dei contenuti del documento. Quello che archiviamo in formato digitale, non resta una semplice immagine, ma viene trattato a tutti gli effetti come un documento di testo. Potrà quindi essere archiviato secondo specifiche parole chiave, ed essere richiamato in base al suo contenuto testuale. Al pari di qualsiasi documento elettronico in Word.

Se inseriamo tra i documenti utilizzabili anche quelli con valore legale, è naturale che il potenziale di un sistema di gestione documentale raggiunga livelli molto più alti.

Non è difficile immaginare come una gestione totale di qualsiasi tipo di documento – cartaceo o elettronico, con valore legale o di ordinaria amministrazione – rivoluzioni nel vero senso della parola il modo di lavorare, di interagire ma soprattutto la rapidità e la precisione di portare a termine un qualsiasi processo aziendale.

Non esiste un settore d’impresa che possa ritenersi esonerato da una simile innovazione. Ogni azienda, ogni impresa e in qualsiasi settore, dovrà confrontarsi a lungo con documenti cartacei e con la gestione di documenti dal valore legale.

In questo, senza false modestie, iEbla stabilisce un primato di affidabilità per l’integrazione di una tecnologia avanzata come OCR e l’archiviazione ottica sostitutiva.

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2 Responses to Archiviazione ottica sostitutiva tra decreti ed affidabilità

  1. […] approfondimento “Gestione Documentale Caratteristiche”   , oppure scoprire come opera iEbla con l’archiviazione ottica sostitutiva, ovvero il modo migliore per sfruttare una tecnologia avanzata come quella del sistema OCR (Optical […]

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