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Entriamo nel vivo, un po’ di domande e risposte

July 14, 2011

Cos’e’ – gestione documenti e processi Un’applicazione software per la gestione dei documenti è ciò che serve a un’azienda per creare un archivio digitale centralizzato di tutti i suoi documenti. Ma non una semplice scatola virtuale che sostituisce l’ufficio adibito ad archivio storico, le nostre librerie e le ormai troppe cartelle gialle sui nostri pc....
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Software per gestire i documenti in ufficio

July 13, 2011

Gestire i documenti in ufficio è un problema ben noto a molte aziende.. ..un po’ per la quantità sempre crescente di informazioni con cui oggigiorno abbiamo a che fare, un po’ per le difficoltà che inevitabilmente incontriamo nel gestirla in maniera efficiente e soprattutto efficace. E’ sì un problema noto, ma non ancora del tutto...
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Software documentale con ricerca OCR

July 11, 2011

Un software di gestione documentale con un motore di ricerca OCR integrato senza dubbio ha una marcia in più. Vediamo perché.   Indicizzare un documento all’interno di un sistema di gestione dei documenti significa inserirlo tramite l’attribuzione di determinate parole o frasi chiave. Secondo queste ultime, il file sarà da quel momento in poi riconoscibile e...
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Come collegare più documenti – i legami

July 11, 2011

La possibilità di collegare più documenti tra loro, come quella di poter disporre di un collegamento automatico e immediato con i dati del gestionale, rendono un software di gestione documentale qualcosa di più di un semplice contenitore virtuale di file.   Automatizzare le naturali relazioni tra documenti. Lo strumento di attivazione legami è una delle funzioni cardine...
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Mail e allegati: come archiviarli?

July 7, 2011

Quando non bastano le semplici cartelle gialle. Tutti sappiamo che ormai gran parte dell’operatività quotidiana di molti uffici si effettua tramite corrispondenza elettronica. E sappiamo anche che un buon software di gestione documentale deve essere compatibile con i software applicativi che l’azienda ha già e usa regolarmente, proprio come i client di posta. I due...
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Come gestire e operare su più documenti – il carrello

July 5, 2011

Come per i nostri acquisti sul web Quante volte abbiamo pensato che quell’icona a forma di carrello della spesa, riportata sulla pagina del nostro sito web preferito di e-commerce, fosse proprio utile e funzionale perché evita di dover chiudere e riaprire molte volte pagine o finestre e magari ripetere la stessa operazione per fare acquisti...
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Gestire un progetto complesso grazie ai sotto-flussi

July 1, 2011

I workflow si utilizzano per i processi dove lo scambio dei documenti deve essere controllato, regolarizzato e portato alla massima efficienza. Gli oggetti più comuni del workflow management sono processi di routine, come i flussi di approvazione di fatture di acquisto o la creazione ed elaborazione di contrattualistica di vario genere, piuttosto che le...
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Come si genera un flusso di lavoro

June 28, 2011

Seguiamo il percorso tipo di un documento in un comune flusso di lavoro. Osserviamo i diversi passaggi che deve compiere una fattura fornitore per essere evasa dal momento in cui fa il suo ingresso in azienda, situazione comune alla maggior parte delle aziende. Le funzioni coinvolte che riceveranno e dovranno elaborare o solamente approvare il...
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Le note nei documenti digitali

June 24, 2011

Una volta digitalizzato, possiamo inserire una nota in un documento?   Proviamo a pensare a un progetto di lavoro e immaginiamo quante persone possono essere coinvolte in esso, a quanti documenti vengono creati o elaborati dall’inizio alla fine del progetto. Pensiamo a quanti interventi singoli potrebbero esser fatti, a quante possibili revisioni e approvazioni. Oppure prendiamo...
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Un sistema multi-utente e multi-lingua

June 22, 2011

Sinergia e collaborazione garantite: l’accesso al sistema è valido per più utenti contemporaneamente   Un sistema di gestione documentale multiutenza può dare la possibilità a più utenti di collegarsi e interloquire da diversi terminali. Ciò significa non solo poter attivare più connessioni nello stesso momento, ma anche e soprattutto poter portare in parallelo più attività. Come...
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