Come acquisire e archiviare i documenti che riceviamo? | iEbla - Gestione documenti online

Come acquisire e archiviare i documenti che riceviamo?

May 16, 2011
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Solitamente tutti i documenti che riceviamo li archiviamo nei classici raccoglitori, se in formato cartaceo, nelle cartelle e sottocartelle dei nostri pc, se in formato elettronico. Ma non abbiamo tutti lo stesso modo di archiviare; si perdono dati importanti; le scrivanie vengono sommerse di carta; gli archivi si riempiono e la condivisione delle informazioni tra diversi utenti non risulta né facile né veloce. Questi sono i principali motivi per cui si è spinti a cercare nella tecnologia una soluzione che ci aiuti ad archiviare in maniera funzionale e con criteri aziendali univoci i documenti che riceviamo, in qualsiasi formato essi siano.
 
Un sistema di gestione documentale professionale come iEbla risolve le inefficienze di una fin troppo costosa gestione tradizionale. Vediamo nello specifico come, grazie alla sofisticata suite iEbla, possiamo catturare in maniera semplice la documentazione cartacea e in maniera veloce i documenti digitali che riceviamo, per archiviarli in un’unica piattaforma e in un sistema centralizzato di gestione documentale.
      Il cartaceo (per esempio fatture fornitori, ddt, ordini controfirmati, corrispondenza) viene catturato e inserito nel documentale con l’applicazione dei codici a barre nei singoli documenti all’atto della contabilizzazione e la successiva scansione. Il documentale andrà a recuperare i dati di archiviazione, o meglio indicizzazione, dal sistema gestionale dell’azienda. Il documentale può catturare anche grandi quantità di documenti nello stesso tempo e documenti a più pagine; sarà il barcode a fare da elemento divisorio in fase di registrazione.
 
     il cartaceo con valore fiscale (in genere documenti di contabilità) può essere archiviato in formato digitale tramite l’archiviazione ottica certificata e sostituiva a norma CNIPA. In questo modo si eliminano totalmente gli archivi storici dei documenti originali.
 
      Le email che ci vengono inviate, con i relativi allegati, possono essere automaticamente archiviate direttamente dal dominio mail del mittente. Prendiamo ad esempio una fattura fornitore pervenutaci via posta elettronica: il codice fornitore verrà immediatamente identificato dal semplice dominio azienda e associato all’anagrafica completa memorizzata nel gestionale; la mail verrà indicizzata nel documentale e recuperabile tramite chiavi di ricerca personalizzabili.
 

–  Attraverso la funzione upload si possono caricare nel documentale oggetti creati, elaborati e gestiti da un altro applicativo, per esempio disegni, immagini, foto e filmati.

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