Come collegare più documenti – i legami | iEbla - Gestione documenti online

Come collegare più documenti – i legami

July 11, 2011
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La possibilità di collegare più documenti tra loro, come quella di poter disporre di un collegamento automatico e immediato con i dati del gestionale, rendono un software di gestione documentale qualcosa di più di un semplice contenitore virtuale di file.
 
Automatizzare le naturali relazioni tra documenti.
Lo strumento di attivazione legami è una delle funzioni cardine di un software documentale, che offre all’utente una rete di informazioni e documenti facilmente navigabile. Anche in iEbla, tutti i documenti che si vogliono archiviare infatti possono essere collegati tra loro attraverso legami. Ciò vuol dire avere al possibilità di mettere in relazione un numero illimitato di documenti per natura interconnessi, di renderli così rintracciabili facilmente in un secondo momento e disporre per il proprio lavoro di informazioni sempre complete ed aggiornate. Pensiamo ad esempio all’utilità di avere collegati ordini, ddt e fatture, oppure mail e relativi allegati, oppure fotografie, disegni tecnici e progetti.
Rendiamo più chiaro il discorso con un esempio: se dovessimo archiviare (anche in tempi diversi) una serie di documenti relativi a un’unica commessa, potremmo attivare tra loro dei legami; al momento della ricerca anche di un solo elemento di questi, il sistema ci riproporrebbe le connessioni dichiarate in fase di registrazione. Anziché cercare prima una fattura, poi il ddt, poi l’ordine, poi la distinta di pagamento o altro, ricercandone uno solo potremmo avere visibili tutte le connessioni attive collegate ad esso.
 
Automatici o manuali
Le relazioni tra documenti possono essere scelte e imposte dagli utenti stessi o generate automaticamente dai processi di integrazione con le fonti gestionali. Esistono perciò due tipologie diverse di legami: quelli automatici e quelli manuali.
Il sistema di gestione iEbla, come sappiamo, è fortemente integrato con le transazioni del gestionale.
I legami che si creano automaticamente tra documenti registrati e dati processati dal gestionale, sono frutto di questa integrazione.
Per i legami manuali invece, ci sono due modalità diverse per attivarli:
·         Nel caso di due o più documenti già caricati a sistema, potranno essere uniti una volta caricati nel carrello.
·         Nel caso invece di un documento non ancora registrato, tramite scansione e successiva funzione di upload verrà caricato, catalogato e verrà legato al documento già presente a sistema.
A prescindere dalla natura del legame, che sia automatica o manuale, il legame è bidirezionale, ovvero leggibile da entrami i documenti collegati: da una fattura possiamo risalire al ddt e viceversa.

La gestione dei legami tra più documenti è una reale alternativa alle innumerevoli fotocopie che siamo abituati a fare perché un solo documento sia protocollato insieme a tutti gli altri dati correlati. Il legame è quella corda invisibile che tiene legati più documenti, è la soluzione per avere tutte le informazioni di cui necessitiamo tramite una sola ricerca e nella maniera più completa possibile.

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