Come si genera un flusso di lavoro | iEbla - Gestione documenti online

Come si genera un flusso di lavoro

June 28, 2011
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Seguiamo il percorso tipo di un documento in un comune flusso di lavoro.
Osserviamo i diversi passaggi che deve compiere una fattura fornitore per essere evasa dal momento in cui fa il suo ingresso in azienda, situazione comune alla maggior parte delle aziende. Le funzioni coinvolte che riceveranno e dovranno elaborare o solamente approvare il documento naturalmente saranno variabili e dipendenti dal contesto organizzativo e dall’attività.
Cerchiamo di raffigurare mentalmente il flusso:
· La fattura solitamente arriva in formato cartaceo. Per poterla archiviare e renderla fruibile alle varie funzioni del documentale iEbla la si dovrà inserire al suo interno. Procederemo quindi con l’acquisizione del documento grazie a una semplice scansione.
· Nel caso in cui invece il nostro fornitore ci abbia spedito la fattura via posta elettronica, sapremo archiviarla grazie alla funzione del sistema mail batch.
· Il documento acquisito via scanner o dal pc è stato così inglobato nell’archivio digitale. A questo punto non viene perso: con l’inserimento andiamo a specificare precise chiavi di ricerca che ci consentiranno di ritrovarla, in un secondo momento, quando ne avremo necessità, tramite una ricerca ad hoc o anche una ricerca generica.
· Ma non solo. All’inserimento della fattura può scattare un flusso di lavoro, ossia può attivarsi un workflow, un percorso preciso che dovrà seguire il documento attraverso le diverse funzioni aziendali fino alla sua evasione e/o archiviazione:
  1. l’amministrazione decide a chi inoltrare la fattura, assegna quindi il compito di verificare la conformità il contenuto del documento a un approvatore
  2. l’approvatore verifica la rispondenza dei dati della fattura e passa il documento nuovamente all’amministrazione
  3. quest’ultima nel caso di esito positivo della verifica, procede con l’evasione del pagamento, in caso contrario mette la fattura in contestazione e ricontatta il fornitore per risolvere l’incongruenza.
Proviamo ad aiutarci adesso proprio con una grafica di esempio:
Sembra un percorso semplice, lineare.
In questo percorso però sappiamo che possono esserci molte variabili che potrebbero incidere sulla comunicazione tra i diversi utenti e disturbare il flusso di approvazione del documento.
In più i diversi attori coinvolti potrebbero non attenersi al percorso e perdere quel filo diretto che porta al buon esito dell’operazione o perdere semplicemente tempo, facendo confusione tra le diverse figure che devono essere interpellate.
Adottare un modello di lavoro processuale serve anche a questo: definiamo chiaramente e a priori chi deve far cosa e come, entro quali termini e secondo quali condizioni. A scanso di ogni minimo possibile equivoco.
Sicuramente il diagramma di flusso elaborato dal software iEbla, per la gestione dei processi avrà un disegno grafico
molto più curato, dettagliato e funzionale. Il sistema poi può elaborare degli alert di avviso per le scadenze temporali o dei report di riepilogo attività svolte, può inviare automaticamente agli utenti una lista di promemoria delle attività ancora da fare… e molto altro ancora.

Non dimentichiamo poi che anche una semplice linea approvativa di una comune fattura fornitore può essere assai complicata prevedendo molti più passaggi e molte più persone e funzioni aziendali. Vediamo un esempio in figura:

Se questo può accadere per una fattura, cosa mai potrebbe accadere con un progetto di lavoro più complesso, dove magari dobbiamo coordinare il lavoro per esempio di ufficio tecnico, ufficio legale, amministrativo, magazzino e direzione, dove c’è l’intervento delle segretarie d’ufficio o gli scambi si moltiplicano.
Il workflow mette ordine, dà un ordine, indica il percorso più efficiente da seguire e offre tutti gli strumenti adeguati per seguirlo.
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