Conservazione Sostitutiva di Fatture in Azienda | iEbla - Gestione documenti online

Conservazione Sostitutiva di Fatture in Azienda

April 26, 2012
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Indipendentemente da quale sia la vostra idea sulla gestione documentale e sulle regole a cui aziende e liberi professionisti devono sottoporsi, in fatto di conservazione e gestione dei documenti di fatturazione, è innegabile che le problematiche legate alla efficienza di un’azienda (anche di piccole dimensioni), possono causare non poche noie e costituire un’enorme perdita di tempo (se non qualcosa di più grave).

La gestione elettronica documenti applicata a documenti di contabilità come fatture, bolle e ricevute di pagamento, rappresenta una scelta evoluta per qualsiasi forma di attività: dalla PMi alla grande azienda (in questo caso diventa un obbligo) fino al libero professionista.

La conservazione sostitutiva delle fatture e dei documenti, è l’unico modo per eliminare alla radice problematiche comuni a ogni archivio cartaceo, ovvero tutte le problematiche originate dall’errore umano e dal limite stesso di un archivio cartaceo paragonato con un archivio digitale.
In questo senso, la conservazione sostitutiva di fatture permette di adempiere in maniera precisa e veloce ad ogni richiesta (ordinaria o straordinaria) da parte della pubblica amministrazione.

Parliamo di richieste che non dipendono dalla nostra volontà e alla quali nessun soggetto ha facoltà di sottrarsi; sono fonte di grandi perdite di tempo e spesso di tensioni e malumori dovute a qualche imprecisione nell’archiviazione.

Ecco quindi che una scelta come quella della gestione sostitutiva di fatture, permette non solo di ridurre le tempistiche a zero, ma di operare con estrema precisione.

Sono passati quindi i tempi di un archivio cartaceo ordinato, con dipendenti ligi al loro lavoro e capaci di mantenerlo in perfetto funzionamento. Sono le nuove tecnologie, come la posta certificata, a consacrare una perfetta integrazione tra l’impresa evoluta e la macchina “stato”.

Se fino a qualche anno fa potevano essere considerate pionieristiche le imprese che sceglievano di affidarsi alla gestione elettronica dei documenti, oggi diventano semplicemente responsabili.
E’ infatti una scelta obbligata quella dell’archiviazione sostitutiva di fatture, in un momento dove nessuna attività può permettersi sprechi (di tempo o economici) e in cui anche la pubblica amministrazione sembra fare un passo avanti aprendo a tecnologie presenti sul mercato da anni, ma che ultimamente sono diventate ancora più mature e adattabili a ogni esigenza specifica.

Non sottovalutiamo quindi questo aspetto, è vero che quando si parla di fatture la cosa più importante è che vengano pagate, ma la loro corretta archiviazione, grazie a una conservazione sostitutiva di fatture, può essere la chiave per tenere alla larga grattacapi che nessuna azienda è in grado di superare senza conseguenze negative.

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