Cosa vuol dire dematerializzare i documenti? | iEbla - Gestione documenti online

Cosa vuol dire dematerializzare i documenti?

May 21, 2011
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Per dematerializzazione si intende la trasformazione dei documenti cartacei in file digitali. Oggi tutta la documentazione su carta che un’azienda ha accumulato negli anni della sua attività, che elabora ogni giorno, spedisce e riceve, può essere sostituita dalla sua riproduzione in digitale e conservata a lungo in un archivio digitale. Tutte le tipologie di documenti possono essere dematerializzate: dagli ordini alle bolle, dai contratti alle fatture, dai registri contabili a qualsiasi altro documento.
 
Perché dematerializzare?
Se eliminiamo grandi quantità di carta a favore di file che occupano solo memoria virtuale e non spazio fisico, otteniamo molti vantaggi. Vediamone alcuni: non usiamo né sprechiamo carta, spendiamo meno tempo per archiviare documenti e cercare dati, liberiamo armadi e forse anche intere stanze dedicate ad archivio, conserviamo meglio quei documenti delicati sensibili al passare del tempo e le nostre operazioni di lavoro con documenti elettronici diventano più snelle e veloci. Si perché la dematerializzazione non ci permette solo di eliminare fisicamente la carta ma ci consente di lavorare, con i file digitali ottenuti, in maniera più efficiente e rapida: gli applicativi software di gestione elettronica dei documenti ci permettono di accedere ai dati, elaborarli e scambiarli con maggiore rapidità e trasparenza.
 
Il documento anche se trasformato in digitale conserva il suo valore.
Il processo di dematerializzazione è entrato a pieno titolo nella gestione documentale anche grazie alle normative in tema di sostituzione certificata e conservazione a norma. La normativa permette infatti di dematerializzare i documenti amministrativi conservarli nel tempo e trasmetterli in formato digitale, ovviamente solo seguendo precise procedure e criteri per mantenere intatto il loro valore fiscale o giuridico.
 
Una soluzione ottima per la riduzione della spesa pubblica.
La possibilità di eliminare gran parte della documentazione cartacea e adottare procedure telematiche ha sicuramente determinato un enorme cambiamento all’interno delle pubbliche amministrazioni, con il diretto vantaggio di facilitare e snellire non solo le procedure interne ma anche i servizi al cittadino.
 
Come si dice? Carta canta!
E’ vero, non avremo più la sensazione confortevole di toccare con mano e vedere su carta i risultati delle nostre fatiche. Ma vogliamo pesare una semplice emozione con i vantaggi concreti che otteniamo non solo tutti i giorni nel nostro lavoro ma anche nel lungo termine grazie ad una gestione completa di tutti i nostri documenti in poco spazio e in poco tempo? A voi la risposta.
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One Response to Cosa vuol dire dematerializzare i documenti?

  1. […] dematerializzazione dei documenti consente di eliminare gran parte della carta che si usa ogni giorno e acquisire quei dati […]