Disegnare i processi con i diagrammi di flusso | iEbla - Gestione documenti online

Disegnare i processi con i diagrammi di flusso

May 31, 2011
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I processi aziendali, quando complessi e articolati o quando poco efficienti, possono essere facilmente controllabili e gestibili se riportati in forma grafica attraverso i diagrammi di flusso. Come? E’ molto più semplice di quello che sembra.
 
Una rappresentazione grafica realistica.
Il diagramma di flusso, anche conosciuto come flowchart, rappresenta graficamente un processo, un progetto, una procedura di lavoro dove sono coinvolte più persone, più dipartimenti o anche più aziende. Dove circolano un numero elevato di informazioni e documenti, dove sono interconnesse e interdipendenti funzioni e attività. Dove ci sono regole di scambio e di ruolo da rispettare, vincoli di diversa natura, variabili da tenere sotto controllo e rapporti interpersonali che possono determinare l’esito dell’intero percorso che in un processo porta da un input ad un output.
 
Come poter gestire tutto ciò? E’ davvero sufficiente un disegno, per quanto articolato possa essere?
La risposta è si o, per lo meno, tracciare il percorso di un processo è decisamente un modo per capire più chiaramente come procedere per raggiungere lo scopo finale. La realizzazione di un diagramma di flusso nasce solo dopo un’analisi dettagliata del processo in oggetto. Non è semplicemente uno schizzo, è una rappresentazione realistica della struttura di un processo di lavoro, comprese le aree critiche, quelle più forti e quelle da migliorare. A completare la raffigurazione grafica poi ci saranno tutte le informazioni riguardanti le risorse, i documenti usati, la tecnologia adoperata a supporto, i rapporti interni ed esterni.
 
Uno schema strategico per agire e intervenire.
Tracciati quelli che sono i passaggi chiave di un processo, si definiscono le procedure. Si determinano i ruoli e le responsabilità, i compiti e i limiti d’azione, le tempistiche e le condizioni di scambio. A tutti gli attori del processo si danno tutti gli strumenti utili per collaborare e lavorare condividendo agevolmente dati, informazioni e documenti. Dall’analisi stilizzo quel percorso che stilizzazione grafica poi
 
In quali occasioni possono essere adottati?
Un diagramma di flusso si applica in situazioni di gestione aziendale dove si vuole più efficienza nelle attività lavorative, maggiore chiarezza e fluidità nello scambio di informazioni e quindi più controllo sulle singole variabili e sull’intero processo.
Qualsiasi processo organizzativo può essere disegnato. Molti sono gli ambiti in cui poter applicare la tecnica: pratiche amministrative, procedure di approvazione interfunzionali, gestione degli ordini, gestione dei reclami, progetti redazionali e molto altro ancora.
 
Un supporto al lavoro non un lavoro in più.
Ma questo non vuol dire che la direzione e i responsabili di reparto si metteranno con matita e righello a disegnare progetti e flussi di lavoro. Se si vuole adottare il sistema di rappresentazione grafica dei processi non pensiamo a un’altra attività a cui dedicarci: i sistemi software avanzati per la gestione elettronica dei processi ci vengono in aiuto utilizzando i diagrammi di flusso per automatizzare e rendere regolari i flussi di lavoro interni all’azienda, da quelli più regolari e comuni a quelli più complessi e legati a determinati progetti.
Grazie alla tecnologia si rende semplice quello che internamente in azienda sembra troppo difficile da gestire e si ha più chiaro il percorso che porta alla massima efficienza.
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One Response to Disegnare i processi con i diagrammi di flusso

  1. Homepage on May 1, 2012 at 12:28 pm

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