Documentale Free Form, la nuova tecnologia per le aziende italiane | iEbla - Gestione documenti online

Documentale Free Form, la nuova tecnologia per le aziende italiane

July 7, 2012
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Una delle funzioni più interessanti della gestione documentale sostitutiva, è quella di acquisire documenti in automatico.

Identifichiamo con Free Form la tecnologia e l’insieme di processi necessari per far si che un documento possa essere acquisito e archiviato in maniera completamenmte automatica.

Quando parliamo di archiviazione automatica di documenti, ci riferiamo a operazioni che vengono svolte senza nessun contributo da parte dell’uomo. Nessun controllo, nessuna verifica durante l’archiviazione e nessuna revisione successiva.

Come è possibile archiviare, catalogare e riconoscere documenti in automatico per un sistema di gestione documentale?

Ancora una volta, la tecnologia ci viene in aiuto grazie all’identificazione dinamica dei campi contenuti nel documento.
I campi vengono identificati grazie ad alcuni attributi distinti, in questo modo la formattazione così come il layout o l’etichetta stessa del documento forniranno al sistema alcune indicazioni di base necessarie ad archiviare ogni documento nel modo corretto. Indicazioni modificabili e adattabili a ogni tipo di richiesta.

Una voce comune ad ogni documento potrebbe essere quella della P. IVA, oppure quella relativa alla data.
In maniera del tutto automatica il sistema cercherà una sequenza di 11 numeri posizionata vicino alla dicitura “Partita Iva” o “P. IVA” e archivierà il dato come tale. Stessa cosa per la data, per l’importo totale, per l’indirizzo, l’oggetto del documento o un campo qualsiasi.

Per questo ogni documento verrà archiviato e gestito senza errori, ma soprattutto senza la necessità dell’intervento umano.
 

 
Per quelli che sono i documenti più comuni (Documenti Strutturati) il lavoro è pari a zero: senza specificare nulla, l’archiviazione avverra nel modo corretto.
Per i documenti definiti “non strutturati” è invece necessario specificare quelle che saranno le regole, necessarie a una identificazione dinamica dei possibili campi.
Regole che cambieranno a seconda dell’azienda, del suo settore di attività e in base a esigenze specifiche.

A permettere questo tipo di automazione è la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) che grazie a un riconoscimento ottico dei caratteri è capace di leggere, estrarre ed elaborare dati per archiviarli in formato digitale.

Così, quella che sarebbe sembrata pura fantascienza fino a qualche anno fa, diventa uno strumento reale al servizio dell’impresa.

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