Entriamo nel vivo, un po’ di domande e risposte | iEbla - Gestione documenti online

Entriamo nel vivo, un po’ di domande e risposte

July 14, 2011
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Cos’e’ – gestione documenti e processi
Un’applicazione software per la gestione dei documenti è ciò che serve a un’azienda per creare un archivio digitale centralizzato di tutti i suoi documenti. Ma non una semplice scatola virtuale che sostituisce l’ufficio adibito ad archivio storico, le nostre librerie e le ormai troppe cartelle gialle sui nostri pc. Bensì un sistema aperto e dinamico che, oltre alla primaria funzione di archiviare e organizzare in modo logico tutte le informazioni elaborate e ricevute, ci permetta di gestire nel modo più efficiente possibile tutti i processi, per cui le operazioni e le attività, che prevedono l’uso, lo scambio o la sola consultazione di documenti.
Come si presenta – modularita’ e integrazione
La maggior parte dei software di gestione elettronica dei documenti nel mercato IT attuale si presentano come prodotti modulari, scalabili, e, per questo, capaci di adattarsi alle peculiari caratteristiche ed esigenze organizzative delle aziende.
La massima integrazione con gli ERP già installati, con i più diffusi client di posta elettronica e con i più comuni scanner e stampanti, li rendono prodotti facilmente inseribili nelle infrastrutture informatiche esistenti in azienda.
Come si usa – applicazione web based
I migliori software di gestione documentale utilizzano una piattaforma web. Serve quindi esclusivamente una connessione a internet. Il sistema è accessibile da qualunque pc collegato alla rete. Senza nessun vincolo fisico o temporale è sufficiente utilizzare uno dei più comuni browser web e si ha immediatamente accesso alle risorse documentali aziendali.
Tale caratteristica significa anche non gravare sull’infrastruttura intera dell’azienda, come sul singolo pc dell’utente. Un vantaggio da non sottovalutare, specialmente in organizzazioni come quelle di oggi spesso “sovraccaricate”.
Chi lo usa – funzioni coinvolte e accessi controllati
Il software è utilizzabile da qualsiasi risorsa interna e da qualsiasi funzione aziendale che ne abbia bisogno o che sia coinvolto in qualche processo di lavoro. Lo è ma solo potenzialmente: perché lo strumento venga utilizzato nel modo più corretto, si adotta un sistema di accessi controllati. Solo chi avrà espressa autorizzazione, utente singolo o gruppo di utenti, potrà utilizzarlo. Poi c’è chi sarà, rispetto al sistema, un semplice utente, e chi invece l’amministratore, con il potere di controllare come e quanto è stato utilizzato.
Non si può di certo dire che una funzione, un ufficio può utilizzarlo di più rispetto ad altri. In generale la massima utilità che si può trarre dalle funzioni di un software documentale la si ritrova per quelle attività regolari proprie di molti uffici, che possono essere, grazie ad esso, automatizzate, ottimizzate e portate al massimo rendimento.
Per fare solo qualche esempio, parliamo di acquisizione di documenti cartacei, ricerca di dati eterogenei che fanno capo a un’unica commessa o attività, spedizione singola o massiva di documenti via fax o mail, gestione dei flussi approvativi o di revisione di documenti ufficiali. Se si fa attenzione, a quasi tutti gli uffici possono essere attribuite attività del genere. Quindi tutti, in azienda, ne possono trarre vantaggio.
Vantaggi – perche’ scegliere una soluzione simile
Scegliere una gestione elettronica dei documenti rispetto a quella tradizionale comporta dei notevoli vantaggi in termini di:
·         Riduzione dei costi indiretti (ottimizzazione di tempi di esecuzione delle attività e meno spazio fisico occupato)
·         Maggiore efficacia ed efficienza nei processi di lavoro
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