Funzioni principali di un sistema di gestione documentale | iEbla - Gestione documentale

Funzioni principali di un sistema di gestione documentale

March 28, 2011
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La gestione documentale consente di amministrare elettronicamente qualsiasi tipo di informazione aziendale in ogni fase del suo ciclo di vita: dall’ingresso o creazione alla sua consultazione, dalla trasmissione alla conservazione.
L’obiettivo è quello di catalogare, organizzare e gestire in maniera logica tutte le tipologie di documenti, ricevuti o elaborati, in modo tale che rimangano collegati alle transazioni e ai processi che li hanno generati. La loro ricerca e il loro impiego risulteranno in questo modo ottimizzati.
Le funzioni principali di un sistema integrato di gestione documentale possono essere così riassunte:
·         Acquisizione tramite scanner, importazione da altri applicativi o da spool di stampa: il documento, definito come record da un utente autorizzato, viene catturato;
 
·         Archiviazione tramite indicizzazione, ovvero categorizzazione secondo una specifica codifica;
 
·         Pubblicazione dei dati su intranet o internet;
 
·         Ricerca via browser mediante la selezione di chiavi di ricerca e/o full text;
 
·         Stampa e Distribuzione: ilrisultato della ricerca può essere stampato o spedito via fax o email;
 
·         Generazione di flussi di lavoro:gestione dei processi aziendali tramite la creazione di una infrastruttura di passaggio dei dati tra diversi utenti; definizione di percorsi di lavoro con regole definite, scadenzari e controlli;
 
·         Archiviazione ottica certificata e sostitutiva: in conformità alla normativa in materia, applicazione della firma digitale e della marca temporale ai documenti destinati alla conservazione sostitutiva.


 

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