Gestione documentale – di cosa si tratta? | iEbla - Gestione documenti online

Gestione documentale – di cosa si tratta?

May 12, 2011
By

 

Il termine gestione documentale è diventato ormai di uso comune e il suo significato può essere di facile intuizione, ma è ben complesso il suo campo di applicazione. Parliamo infatti del vasto e articolato universo azienda e della quantità di informazioni e documenti che vi sono all’interno o attorno ad essa. Ma di cosa si tratta in concreto?
 
La gestione elettronica dei documenti è fondamentalmente la trasposizione in operazioni meccaniche, automatizzate di tutte le attività fisiche relative all’organizzazione dei documenti cartacei e delle informazioni digitalizzabili in uso all’interno di un’azienda. E’ la digitalizzazione del cartaceo, con i conseguenti vantaggi in termini di spazio e costi per la relativa archiviazione fisica e la successiva gestione. Non solo, è l’automazione e il controllo sistematico dei processi legati ai documenti.
Oggetto della gestione documentale sono tutti quei documenti che si ricevono o si spediscono a colleghi, clienti o fornitori, che si elaborano o che si creano, che semplicemente si consultano o condividono in azienda. Parliamo quindi di fax, posta, contratti, ordini, listini, fatture, tabelle, presentazioni, disegni, pratiche, progetti, moduli, cataloghi, articoli e molto altro ancora.
 
La gestione documentale esiste già in azienda.
Non parliamo di creare qualcosa di nuovo per l’azienda, ma semplicemente di adottare uno strumento tecnologico che aiuta, supporta, sostituisce anche quasi totalmente la tradizionale gestione fisica dei documenti. Un software di gestione dei documenti non fa altro che sollevare l’azienda dall’onere di un’organizzazione dei documenti che risulta essere costosa in termini di spazi, tempi e risorse impiegati e fin troppo spesso inefficiente. I dipendenti non si muoveranno più dalle scrivanie per archiviare o ricercare contratti e fatture, non alzeranno più il telefono per sollecitare una firma di approvazione. Invece di muovere oggetti e documenti di carta, muoveranno la loro riproduzione digitale e opereranno su di essa.
 
Gestire gli oggetti e il loro flusso. Gestire elettronicamente tutta la quantità di documenti che circola in un’azienda significa automatizzare tutti i processi dall’acquisizione e archiviazione, dalla classificazione al reperimento, fino allo scambio tra più persone. Si perché anche il loro flusso all’interno dei rapporti interaziendali o extra aziendali è già deciso dall’azienda. Un modello informatizzato di gestione dei flussi di lavoro (workflow) è un supporto nell’ottimizzare e far rispettare quelle regole di interscambio di dati già emesse, già decise dall’azienda.
 
In sostanza, deleghiamo alla tecnologia i compiti più pesanti che già rientravano nella nostra attività quotidiana, grazie ad essa risparmiamo notevolmente e ne sfruttiamo le enormi potenzialità in termini di ottimizzazione e controllo dei processi.
{lang: 'it'}