Gestione documentale: iEbla | iEbla - Gestione documenti online

Gestione documentale: iEbla

April 7, 2011
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La Gestione documentale necessita in fase iniziale di importare una grossa quantità di documenti cartacei in PDF nel sistema. Questo processo viene effetuato in vari modi, vediamo i più comuni:
iEbla presenta al suo interno un modulo funzionale completo per acquisire i documenti in PDF da utilizzare all’interno dell’azienda. Le fonti da cui vengono tratti possono essere diversi: scanner, posta elettronica, fax, web, disco locale o rete aziendale. Tramite lo scanner, per esempio, è possibile importare singoli documenti o effettuare un’acquisizione di massa (con il riconoscimento automatico di barcode preimpostati, standard o bidimensionali).

 

 

Le modalità con cui il documento viene introdotto e in seguito archiviato nel sistema di gestione documentale sono molteplici:
  • Direttamente dal gestionale si possono acquisire gli spool di stampa delle elaborazioni del sistema ERP, l’indicizzazione è automatica in base ai dati del database.
  • Tramite la stampante virtuale iDocPrinter, che cattura qualunque oggetto stampabile come pagine internet, disegni, e-mail, fax e file di Office.
  • Tramite scanner: grazie alla funzione iDocload i documenti vengono selezionati dalla scansione e poi indicizzati compilando manualmente i campi presentati dal sistema con le parole chiave che si vogliono associare.
  • Tramite nome della cartella: i documenti depositati in una o più cartelle vengono indicizzati attraverso iDocload Service in base al codice dell’azienda e al tipo di documento.
  • Tramite barcode: iDocload Service indicizza automaticamente i documenti che possiedono all’interno un barcode.
  • Tramite file di configurazione: la funzione iEbla iCommunicator riceve e indicizza documenti da qualsiasi applicativo esterno, se corredati da un file con estensione .edw formattato secondo particolari specifiche.
  • Direttamente dalle e-mail in entrata o uscita possono essere riconosciuti, integrati e indicizzati nel documentale i file allegati.

Già da questa prima fase di introduzione può essere attivato un flusso di workflow. Il documento entra così in un processo dove potrà essere elaborato, controllato e condiviso tra più utenti autorizzati.

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