Gestione documentale, quando una scelta crea il futuro. | iEbla - Gestione documenti online

Gestione documentale, quando una scelta crea il futuro.

September 10, 2012
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Come si crea l’organizzazione efficiente nell’azienda? Con gli strumenti adatti.

Gli strumenti adatti per creare l’organizzazione in un azienda proiettata nel futuro sono tutti nell’infrastruttura tecnologica, e cioè il pacchetto di software che permettono a tutte le aree dell’azienda di interagire con le loro competenze su un unico obiettivo. La qualità.

Nell’osservare la maggior parte delle aziende, la prima scelta del software ricade per ovvi motivi sul software gestionale o ERP, e tutto lo sforzo operativo ed economico viene concentrato chiaramente li, sopratutto visti i costi sostenuti molte volte nella configurazione del pacchetto e nell’istruzione.

Indubbiamente il software gestionale, è il fulcro assoluto per una corretta amministrazione, però troppo spesso viene sottovalutato un particolare fondamentale.

Quante volte vediamo aziende che hanno impiegato più di un anno per integrare nei loro sistemi un software ERP per poter ridurre al minimo lo sforzo analitico e gestionale, ottenendo il massimo del beneficio operativo, e poi non si concentrano sull’ostacolo principale che tutte le aziende hanno, e cioè la gestione dei documenti.

Quando alle conferenze facciamo questa affermazione vediamo le persone annuire, e per la prima volta rendersi conto che in effetti avere speso decine di migliaia di euro in sviluppo e formazione per utilizzare un sistema informatico d’eccellenza e poi ritrovarsi ad archiviare ancora in cartaceo è abbastanza disfunzionale, non solo per l’utilizzo inutile di spazi archivio, che a volte negli anni arrivano ad occupare grosse porzioni di stabile, ma sopratutto perchè si è stimato che la gestione dei documenti in cartaceo aumenta del 74% il tempo di ricerca e gestione, per non parlare della continua duplicazione di documenti a perdere, fatta solo per un utilizzo temporaneo.

Tradotto in termini economici parliamo di decine di migliaia di euro, ma in termini operativi potremmo parlare di milioni buttati.

Ecco perchè un sistema di gestione documentale non è solo fondamentale per ottenere una gestione on demand dei documenti fluida ed efficiente, ma diventa indubbiamente il passo successivo ad un sistema informativo funzionale senza strozzature inutili.

Guarda la presentazione di un sistema di Gestione Documentale per l’azienda.

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