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Gestione documentale su server privato o professionale?

May 17, 2011
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L’alternativa a Google Docs per chi vuole avere il controllo dei propri dati.
 
Il semplice fatto di non riuscire a ritrovare un documento di importanza vitale in una gestione documentale preconfezionata potrebbe rivelarsi un elemento di blocco di un intero sistema aziendale.
 
Se il software di supporto alla gestione dei documenti digitali fosse fornito da un azienda esterna, come ad esempio il conosciutissimo ed amato Google Docs sarebbe difficile parlare con un operatore per ottenere assistenza.
E come sappiamo non è possibile delegare un compito così importante e vitale ad un azienda esterna, per tanti motivi, primo fra tutti la privacy.
 
Nel panorama dei software per la gestione dei documenti digitali esistono soluzioni eccellenti che permettono di appoggiare la struttura tecnologica su server dedicati.
 
Scegliere la gestione documentale su server privati significa garanzia di assistenza e certezza del risultato.
 
Ma cosa significa davvero gestione documentale?
 
La gestione documentale come la conosciamo in genere è solo la punta dell’iceberg.
Oggi la tecnologia fornisce strumenti per la gestione estremamente sofisticati che diventano parte integrante dell’azienda e un supporto alla gestione globale.
 
Il primo pensiero che viene in mente quando si parla di Gestione Documentale è certamente l’eliminazione di enormi faldoni cartacei tramite il trasferimento in un archivio digitale.
Quello che viene definito “Digitalizzare i documenti” meglio conosciuto come “Scannerizzare in PDF” i propri documenti.
Questo è il processo di cui in genere si parla, ma non solo.
 
Certamente questa potrebbe essere una fase iniziale della raccolta, in genere derivante dalla necessità di trasferire un intero archivio in digitale, sopratutto per motivi di spazio.
 
Ma si tratta solo di questo?
 
Quando il software è integrato completamente nell’infrastruttura tecnologica dell’azienda ovviamente il cartaceo non è più un elemento presente e quindi si tratterà di “Documento Digitale Nativo” cioè la generazione del documento direttamente in digitale. Fatture gestite tramite PDF, preventivi, documenti aziendali gestiti dal server in modo da essere rintracciati in tempi brevi e archiviati in modo efficiente.
 
Cosa significa? Significa che la gestione documentale prevede la nascita e la conservazione di un documento in digitale nell’arco di tutta la sua vita.
 
A differenza dei metodi tradizionali, dove il documento esportato in PDF viene archiviato alla rinfusa in cartelle e sottocartelle perdendone il controllo in poco tempo, un software per la gestione documentale predispone un pulsante di comando nei più comuni word processor o sistemi gestionali che generano testo scritto da conservare.
 
Come la stampa di un documento tramite la pressione di questo pulsante di comando, la generazione è automatica in digitale e immediatamente si lega ad un processo di identificazione ed archiviazione del materiale generato con tecnologie che ne permettono la ricerca rapida, la gestione e memorizzazione nei vari passaggi di utente, l’utilizzo classico come email e fax e le successive modifiche.
 
Chiaramente tutto il processo di gestione dei documenti in digitale viene progettato a tavolino con i tecnici di fiducia che oltre a strutturare il sistema in modo che si adatti alle necessità dell’azienda prevedono ore di istruzione al fine di predisporne il migliore utilizzo.
 
E quella telefonata che probabilmente non si potrebbe fare a Google, con il nostro software per la gestione documentale non servirà più.
 

Portare un archivio cartaceo in digitale? Con una gestione documentale professionale non sarà certo un problema

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