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Gestione Documenti: Cosa significa gestire i documenti?

March 25, 2011
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Quante volte capita di perdere un fax, quante altre di dimenticarsi il nome della cartella dove abbiamo
catalogato una mail importante e di cui adesso abbiamo urgente bisogno?
E quanto è faticoso e dispendioso dover rintracciare quella vecchia fattura relativa al ddt che stiamo
prendendo in esame oggi? Sarà in uno dei nostri raccoglitori o la segretaria l’ha archiviata da un’altra parte?
Quanto tempo perdiamo a capire perché è stata apportata quella modifica a quel disegno tecnico che si
pensava definitivo? Come facciamo a ripercorrere tutte le fasi che hanno portato al progetto che stiamo
ultimando?

Archiviare, organizzare e gestire l’intera quantità di informazione che entra ed esce da un’azienda e gira tra la nostra scrivania e quelle dei colleghi ogni giorno, non sembrerebbe affatto impresa semplice.

Eppure una soluzione c’è e si chiama gestione documentale. Un aiuto concreto per liberarci dalla carta e ad
avere sottomano, in tempo reale e col minimo sforzo, le informazioni di cui abbiamo bisogno.

Nel concreto un sistema che si occupa di amministrare tutti nostri documenti prende in gestione qualsiasi
tipo di documento
, cartaceo o elettronico, già presente nel nostro pc o memorizzato nel gestionale o ricevuto
dall’esterno. E se ne occupa lungo tutto il suo percorso, ossia la sua vita all’interno dell’azienda, dalla
creazione o ricezione, dalla revisione alla condivisione, dalla stampa alla conservazione.

Facciamo alcuni esempi concreti per comprendere meglio il funzionamento di un programma di gestione
documentale.
Se vediamo un articolo interessante su internet, se dobbiamo integrare una fattura ricevuta via posta
ordinaria a un documento di trasporto, se la direzione ci invia al nostro indirizzo di posta elettronica le nuove
disposizioni circa la nostra attività, se arriva un fax col disegno che spiega meglio ciò che è descritto in una
email…basta acquisire quel dato, a prescindere dal suo formato, catturarlo semplicemente dal web o dal
disco fisso o scannerizzarlo.
Il passo successivo sarà catalogarlo nel sistema documentale. Tramite parole chiave preimpostate o ricerca
per contenuto, sarà possibile rintracciarlo in un secondo momento.
Il documento che cercavamo è così tornato sotto i nostri occhi ed è pronto per essere riutilizzato: possiamo
semplicemente consultarlo in ogni sua parte, verificandone i dati, magari incrociandoli con quelli di altri
oppure possiamo revisionarlo, modificandone il contenuto. Se ne vogliamo una copia possiamo stamparlo
o se dobbiamo condividerlo possiamo inviarlo via mail o via fax. Se è necessario conservarlo in azienda per
un certo numero di anni dato il suo valore fiscale, possiamo predisporlo nel formato previsto dalla legge in
materia, ossia apponendoci firma elettronica e riferimento temporale.
Questo stesso documento, prima ben classificato, poi ricercato e riutilizzato, può rientrare in un flusso di
lavoro ed essere collegato ad altri: possiamo vederne la storia, ossia quando è stato creato o spedito o
semplicemente visionato, insieme ad autore, mittente e destinatario; lo si può condividere tra più persone in
rete; lo si può far approvare dal responsabile della funzione e rispedire a chi lo attendeva firmato; su di esso
possono esser attivati dei segnali in caso non venga inviato, recapitato o visionato entro un certo periodo di
tempo.

Il nostro lavoro in questo modo risulterà più veloce, più snello e sicuramente più produttivo!

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