Gestire i documenti in azienda – uno scenario comune | iEbla - Gestione documenti online

Gestire i documenti in azienda – uno scenario comune

June 4, 2011
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Un sistema di gestione documentale è ciò che serve ad un’azienda per archiviare, organizzare e gestire in maniera efficiente l’intera mole di documenti che risiede in essa, entra ed esce di continuo ogni giorno. Una soluzione di questo tipo serve davvero a tutte le tipologie di aziende? O interessa solo a chi deve gestire processi complessi e grandi quantità di documenti?

In genere tutte le aziende hanno le stesse problematiche legate alla gestione dei documenti: costi elevati di archiviazione e stampa, condivisione limitata della conoscenza, scarsa sicurezza, difficoltà nel reperire le informazioni giuste nei tempi stabiliti, controllo insufficiente di variabili interne ed esterne, etc.
 
Non c’è distinzione quindi tra piccola o media azienda, né tra settori merceologici. Sicuramente le criticità da azienda ad azienda saranno diverse e aumenteranno con l’aumentare delle dimensioni, ma i problemi basilari, che spingerebbero a cercare una soluzione per una migliore gestione documentale, sono generalmente gli stessi, comuni a più aziende. Perché la quasi totalità dei lavori è strettamente legata se non dipendente dai processi e dalle operazioni di creazione, elaborazione, archivio, recupero e scambio di documenti.
 
In realtà abbiamo già tutti gli strumenti per il trattamento di dati e informazioni e tutte le tecnologie per supportare la comunicazione aziendale interna ed esterna e i processi di business. Abbiamo a disposizione ogni giorno strumenti quali posta elettronica, fax, scanner, sistemi di cartelle di archiviazione per  pc, programmi per l’elaborazione delle informazioni. Vero! Ma sono efficaci, o meglio sono utilizzati nella maniera corretta, nel modo più efficiente possibile? O esiste un modo più veloce ed efficiente, che magari integri tutte queste funzionalità o ne sfrutti appieno le potenzialità? Si esiste ed è tutto concentrato in un software di gestione documentale.
 
In fondo si tratta semplicemente di un miglioramento, anzi di un modo semplice per perfezionare e ottimizzare quello che già facciamo ogni giorno. Si tratta solo di organizzare meglio il patrimonio informativo già esistente in azienda e di strutturare i flussi di ingresso, uscita e condivisione delle informazioni. Non c’è nulla di nuovo da imparare, solo innumerevoli vantaggi da scoprire.
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