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Gestire i flussi documentali

May 25, 2011
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Un modo per ottimizzare i processi di business sta nella gestione dei documenti che vi circolano all’interno. Vediamo cosa comporta:

Dinamiche interne da analizzare. Un processo è costituito per l’appunto da flussi e per automatizzarlo bisogna capire prima di tutto come sono fatti; è necessario esaminare quelle dinamiche interne che determinano lo scambio delle informazioni e i vari passaggi che seguono i documenti prima di arrivare al termine del processo. Occorre quindi vedere quali e quanti sono i collegamenti, le modalità e i vincoli che possono condizionare i rapporti di inter-scambio tra più persone.
 
I software per la gestione dei flussi di documenti (workflow management) possono riscrivere l’iter completo che compie un documento all’interno del processo e dettare le regole per chi lo riceve, lo acquisisce o lo elabora, in sostanza per chi ne ha la responsabilità di gestione o per chi ne entra semplicemente in contatto.
 
Gestire meglio i documenti per raggiungere più velocemente gli obiettivi. E’ inevitabile che, se gestiamo al meglio ciò che viene elaborato e scambiato nei processi aziendali, se organizziamo bene lo scambio interno di dati e documenti, rendendolo più efficiente e più scorrevole, arriveremo prima al risultato atteso. Ma non solo, il risultato si noterà in termini di efficienza generale dell’azienda e in termini di miglioramento nei rapporti con l’esterno, per esempio nel fornire risposte più rapide e complete al cliente.
 
I flussi automatizzati fanno circolare meglio l’informazione. Regolare, automatizzare e gestire i flussi documentali vuol dire agevolare la comunicazione e la condivisione di conoscenza tra più le persone e abbattere gli ostacoli che possono essere di intralcio ad una buona comunicazione: distanza, ritardi, differenze di metodo, supporti, etc.
 
Adottando un software di workflow management che riesca a disegnare un percorso preciso per la veicolazione dei documenti, riusciremo a migliorare, perfezionare e ottimizzare quei processi che sono vitali per l’attività quotidiana e strategici per crescere e competere al meglio.
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