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Gestire i processi attraverso i flussi informativi

April 1, 2011
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Un processo aziendale può interessare una o più attività e può coinvolgere una o più persone e tra di esse deve scorrere in modo agevole tutta l’informazione necessaria all’attuazione dei diversi compiti previsti. La comunicazione al suo interno prevede lo scambio di documenti, strumenti e competenze necessari al raggiungimento dell’obiettivo finale e per questo deve essere regolarizzata ed automatizzata.Una gestione per modelli processuali, detto workflow, rappresenta lo strumento ideale per questo tipo di necessità.
 
In un piano di lavoro automatizzato, diventa fondamentale avere un sistema informatico di archiviazione e conservazione dei documenti perchè le conoscenze individuali siano a disposizione di tutti e la documentazione prodotta ed elaborata dal singolo sia condivisibile e facilmente rintracciabile dagli altri componenti del gruppo. Come è indispensabile predisporre un disegno ben preciso, completo di procedure e regole per ciascuna risorsa e per ogni attività, dove le informazioni siano gestite in maniera corretta ed efficiente.

All’interno di un flusso di lavoro, l’utente singolo fa parte di un progetto dove è chiamato a rispettare tempi e modalità prestabilite per il passaggio regolare delle informazioni e ad uniformarsi al procedimento di lavoro comune. Ne consegue un aumento considerevole di collaborazione tra individui e un significativo incremento di produttività, non solo per il singolo ma anche e soprattutto per l’azienda stessa.

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