Gestire un progetto complesso grazie ai sotto-flussi | iEbla - Gestione documenti online

Gestire un progetto complesso grazie ai sotto-flussi

July 1, 2011
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I workflow si utilizzano per i processi dove lo scambio dei documenti deve essere controllato, regolarizzato e portato alla massima efficienza. Gli oggetti più comuni del workflow management sono processi di routine, come i flussi di approvazione di fatture di acquisto o la creazione ed elaborazione di contrattualistica di vario genere, piuttosto che le realizzazione di prodotti editoriali. Ma non sono gli unici, anzi. Le grandi potenzialità di un sistema di gestione dei processi si vedono proprio per progetti speciali, dove le attività sono molte e gli utenti coinvolti altrettanti.
 
Possiamo quindi pensare di poter gestire anche progetti di lavoro molto complessi?
Certo. Il software di gestione documentale iEbla  per esempio, non presenta alcun limite nella realizzazione di diagrammi di flusso con un alto livello di complessità, con un elevato numero di utenti, diverse tipologie di accesso e di scambio e molte variabili da mantenere sotto controllo.
 
Il flow chart, ossia la rappresentazione grafica del worflow, potrebbe però in casi come questi assumere una struttura multiforme, molto articolata, seppur sempre funzionale ed efficace.
Una struttura ad albero, tante ramificazioni.
Una soluzione potrebbe essere quella di ricorrere all’utilizzo di sotto flussi, ovvero sotto insiemi di attività che vengono eseguite in parallelo rispetto al flusso di lavoro centrale. Ramificazioni che partono dalla struttura ad albero principale e consentono di snellire ancora di più un flusso di lavoro che già si sta semplificando grazie al workflow, ma che in questo modo viene reso ancora più efficiente e veloce.
 
Facciamo un esempio per capire meglio.
All’arrivo del documento che fa scattare il workflow, per esempio all’arrivo di una fattura da approvare, viene attivato un flusso di lavoro fatto di diversi passaggi fino alla sua evasione. Sappiamo che a passaggio corrisponde utente o più utenti, ma se l’utente 1 a cui arriva la fattura decide di assegnare il passaggio successivo a un gruppo numeroso di utenti dinamici, si formerà un altro workflow, in piccolo, che eseguirà le attività proprie di quel singolo passaggio.
 
Quali vantaggi.
Il workflow non ammette ritardi. Uno dei vantaggi nell’adoperare sotto flussi è sicuramente quello di alleggerire la linea principale del flusso e lasciarla aperta a diversi possibili sfoghi in cui le attività possono essere portate a termine in parallelo, mentre altri utenti, altri sotto-flussi operano per conto proprio.

Maggiore chiarezza nell’eseguire i compiti. Il singolo utente che ha accesso ed è coinvolto solo in un sotto-flusso può vedere solo la parte in cui è interessato, le attività proprie di quel singolo passaggio dell’intero progetto. Non vedrà il flusso “padre” e tutte le altre attività. Non saprà cosa è stato fatto prima e quali saranno i passaggi successivi. Ciò significa per lui comprendere meglio quello che è da fare, quali sono gli utenti collegati, le tempistiche e le modalità per portare a termine quel singolo passaggio.
 
Gestione delle revisioni. Nel caso di revisioni al percorso, ad esempio l’ingresso di un nuovo utente nel flusso, si potrà aggiornare solo il sotto flusso in cui andrà ad operare quella nuova risorsa, senza dover ridisegnare tutto nuovamente e annullare ciò che è stato fatto fino a quel momento.
 
La complessità fa parte delle aziende di oggi. E’ caratteristica propria non solo delle strutture ma anche di procedure e processi. Anche questa è una sfida da superare, i software di gestione documentale e di workflow management risultano un valido strumento di aiuto e supporto per affrontarla e vincerla.
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