Gli utenti nel workflow | iEbla - Gestione documenti online

Gli utenti nel workflow

June 15, 2011
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Abbiamo visto come il workflow possa essere definito come una serie di attività interconnesse, consequenziali, finalizzate al raggiungimento di un determinato obiettivo.
Ma chi guida nella pratica il processo, chi sono gli attori coinvolti in queste attività, chi manda avanti il flusso di lavoro? Sono le persone, sono le figure aziendali che devono scambiarsi le informazioni e i dati necessari allo svolgimento e alla chiusura del progetto stesso. Parliamo più nello specifico di utenti. Il sistema workflow proposto dalla suite iEbla offre un modello processuale in cui si agevola la comunicazione e la condivisione dei documenti tra questi utenti e permette loro di lavorare nella massima collaborazione per arrivare al traguardo comune.
 
Gli utenti, all’interno del workflow iEbla, possono avere diverse responsabilità e possono avere diverso accesso alle informazioni.
C’è chi può vedere solo ciò che compete alla sua funzione, c’è chi può essere coinvolto in più attività. Per ogni attività è collegato un utente o un gruppo di utenti.
Nel secondo caso è possibile passare da uno step all’altro del ciclo di (dalla ricezione di un ordine per esempio alla sua evasione) attraverso:
·         La firma delegata: può apporre una firma di approvazione uno dei componenti del gruppo senza nessuna distinzione; chi approva per primo e fa scattare la successiva operazione prevista dal workflow è l’utente delegato  
·         Oppure la firma necessaria: senza l’approvazione di un utente in particolare il flusso di lavoro non può proseguire.
 
Nell’ambito workflow troviamo anche un’altra funzione. E’ il caso dell’utente dinamico: l’utente abilitato ad una determinata attività decide chi prenderà l’incarico dell’attività successiva da un elenco di diversi utenti possibili. Ecco quindi perché l’assegnazione di un dato lavoro viene denominato dinamico.
 
Ricordiamoci poi che, super partes, a controllare l’intero sistema di flussi di lavoro, può esserci un utente responsabile (del processo o di parte del processo), che controlla l’efficienza del percorso nella sua interezza e il corretto svolgimento dei compiti dei singoli utenti. Tale figura, vista la capacità di gestione e verifica del workflow adottato, ha il potere di modificarne il percorso o i criteri di scambio delle informazioni.

Attraverso diagrammi di flusso che possono essere disegnati per meglio rappresentare tutti i passaggi di un progetto di lavoro e attraverso un sistema documentale completo di ogni funzionalità per uno scambio efficiente dei documenti tra utenti, iEbla è la soluzione ideale per l’ottimizzazione dei processi di business fondamentali per un’azienda.

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