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iEbla per l’archiviazione e la ricerca dei documenti

April 21, 2011
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Il modulo Document and Record Management (DRM) è uno degli strumenti principali del software iEbla per l’archiviazione e la ricerca dei documenti. Questa è la funzione che permette a una persona autorizzata, che ha scelto un determinato file e l’ha imputato come record da gestire, di registrarlo nel sistema secondo criteri ben definiti per poterlo poi riutilizzare.

 

Il Folder Management per l’archiviazione
Il modulo DRM prevede una prima fase di archiviazione: grazie alla funzione Folder Management i documenti, acquisiti dall’esterno tramite scanner o importati nel programma documentale da altre applicazioni, vengono raggruppati secondo una specifica codifica e catalogati attraverso indicizzazione all’interno delle “cartelle gialle” virtuali, chiamate anche dossier. Un dossier può contenere molti diversi documenti accomunati da un’unica radice di ricerca e può essere multilivello, ovvero può assumere la configurazione ad albero tipica per esempio dello strumento esplora risorse di Windows.

 

 

Archiviare e non solo.
La funzione Object and File Vaulting consente di disporre le cartelle in archivio seguendo la struttura dell’azienda, ossia comporre insiemi virtuali di oggetti per plant od organizzazione.
Di enorme utilità risultano inoltre le note, di tipo personale o pubblico, che possono essere aggiunte a corredo del singolo documento, e i legami che possono essere creati tra più documenti manualmente o automaticamente; in quest’ultimo caso, sfruttando i dati presenti nel database gestionale, si può avere la massima navigabilità tra diversi file: per fare un esempio concreto sarà possibile recuperare, velocemente e in maniera semplice, tutti i ddt che hanno composto una fattura, o viceversa la fattura di riferimento di un ddt.

 

Il Change Management e il Tracking Storico per tracciare l’uso del documento.
Tutte le operazioni effettuate sul documento vengono tracciate: la registrazione iniziale stessa, ogni eventuale successiva variazione o revisione e, se coinvolto in un flusso di lavoro (workflow), le priorità secondo cui deve essere gestito. E per ogni operazione viene indicato autore, data e ora.

 

La pubblicazione.
Utilizzando il server web http nativo di IBM i, i documenti acquisiti e archiviati, vengono poi pubblicati su intranet/internet. La pubblicazione dei dati ne permette il reperimento via browser mediante la selezione di chiavi di ricerca o per contenuto, se installato il modulo OCR, o per note e/o legami.

 

L’Object and File Viewing per la visualizzazione
I documenti raccolti nell’archivio digitale possono essere visualizzati secondo la loro estensione originale: direttamente da iEbla è possibile infatti lanciare tutte le applicazioni di viewing disponibili sul mercato. Sul file rintracciato e disponibile a video si potrà effettuare una serie di operazioni tra cui:
       Stamparlo
       Rispedirlo via fax o e-mail attingendo le informazioni per l’invio da Outlook o dall’ERP
       Unirlo ad altri con un legame
       Visualizzare la cronologia delle operazioni effettuate su di esso
       Visualizzare e gestire le sue note
       Inserirlo in un dossier
       Gestirne lo status se coinvolto in un workflow di processo
       Unirlo ad altri in un unico zip o pdf o in uno zip EAN per l’eventuale esibizione a norma
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