Il workflow: un progetto su misura | iEbla - Gestione documenti online

Il workflow: un progetto su misura

June 17, 2011
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Se cerchiamo una soluzione di workflow management cerchiamo maggiore controllo e trasparenza su alcuni processi di lavoro particolarmente rilevanti per il nostro business. Ci risulta necessario quindi trovare uno strumento che possa sì aiutarci in tal senso ma che sappia anche e soprattutto adattarsi completamente alle nostre esigenze, alle caratteristiche peculiari dell’intera organizzazione come dei singoli processi che vogliamo ottimizzare.
 
Nel rispetto della struttura in essere.
La struttura a flussi, proposta dagli strumenti di workflow management, non è una metodologia di lavoro imposta. E’ una struttura che viene prima studiata scrupolosamente, poi disegnata e infine implementata nel rispetto dei legami professionali esistenti tra funzioni aziendali e sulla base delle specifiche organizzative e operative proprie della nostra azienda. Il lavoro viene fatto su collegamenti, connessioni, relazioni già in essere tra più persone; il workflow li va a evidenziare, a supportare ed eventualmente a migliorare.
 
La gestione delle eccezioni.
Pensiamo ad esempio al flusso di approvazione per piani ferie o allo scambio di bozze e documenti in un piano editoriale, o alla linea di realizzazione di un disegno progettuale, o ancora al giro di firme per l’evasione di ordini e fatture. Un sistema di workflow management in questi casi va a regolarizzare non solo gli step ordinari e le procedure usate normalmente per eseguire tali attività, ma rende anche più facile e veloce la gestione di eventuali anomalie ed eventi che possono discostarsi dal percorso usuale. Riportiamo un esempio: si sa che una data fattura farà quel dato percorso e ci si aspetta che sia approvata entro determinati termini e secondo certe modalità. Siamo del tutto sicuri che siano i tempi e i modi migliori? Non si potrebbe rendere il tutto ancora più efficiente?  E se ci fossero dei ritardi o degli imprevisti, se ci fosse qualche ostacolo nella comunicazione tra un dipendente e un altro, che fine farebbe quella fattura o quali implicazioni potrebbero esserci nelle attività correlate?
Un software di gestione dei processi elimina qualsiasi rischio di questo genere: tutte le persone sanno cosa devono fare perchè seguono un percorso di comunicazione che si stabilisce come il più efficiente, perché il sistema fa arrivare loro notifiche precise sui termini dei loro incarichi, perchè il sistema stesso propone delle varianti di percorso nel caso di variazioni…
 
Criteri personalizzabili
Siamo noi a impostare i criteri di configurazione del workflow che andremo ad adottare: a decidere chi e quanti utenti parteciperanno a quella data attività, a definire quali e quanti saranno gli snodi del percorso, a determinare le priorità di esecuzione, a stabilire a livello grafico i colori per lo stato delle lavorazioni e degli avanzamenti.
 
iEbla quindi non propone niente di preconfezionato, si propone come lo strumento giusto per perfezionare quello che già abbiamo: sappiamo di avere tutte le risorse adatte, sappiamo quali sono i nostri obiettivi, ci serve solo una guida, fatta apposta per noi, per non perdere l’equilibrio!
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