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La conservazione sostitutiva

June 1, 2011
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Quando parliamo di gestione documentale, parliamo di gestire ogni fase del ciclo di vita di un documento all’interno di un’organizzazione. E per quei documenti che necessitano di rimanere negli archivi aziendali per lungo tempo, dato il loro valore legale o fiscale, si parla di conservazione sostitutiva, procedura ormai conosciutissima e diffusa non solo negli ambienti privati ma anche e soprattutto nella Pubblica Amministrazione. Cerchiamo di vedere meglio cosa può garantire nel tempo il valore originale di un documento. 

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica regolamentata a livello legislativo che garantisce nel tempo la validità di un documento in formato digitale. A determinate condizioni, il documento elettronico, che deriva dal cartaceo attraverso il processo di archiviazione ottica sostituiva, è equiparabile all’originale, ossia conserva in tutto e per tutto il suo valore intrinseco.
 
Le condizioni necessarie.
Poco sopra dicevamo che la conservazione a norma è valida solo a determinate condizioni.
Infatti, secondo il Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze e la Delibera del CNIPA del 19 febbraio 2004, è possibile archiviare i documenti cartacei solo su supporti idonei e conservarli nel tempo apponendo la firma elettronica e la marcatura temporale. Solo in questo modo è possibile l’eliminazione fisica del documento. Senza l’apposizione del preciso riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, che il corretto svolgimento del processo di archiviazione, il documento elettronico generato non può avere valore. La validità giuridica nel tempo è data e garantita da questi due elementi che marcano o meglio congelano il documento, che da quel momento in poi diventa inalterabile. La firma digitale definisce univocamente la paternità del documento, la marcatura temporale serve invece a indicare data e ora certa del documento digitale prodotto.
 
I vantaggi.
L’introduzione nella Pubblica Amministrazione e nelle aziende private di applicazioni tecnologiche che offrono una simile funzionalità ha comportato un cambiamento considerevole sia nel lavoro pratico sia nella gestione aziendale. Sostituire il cartaceo con l’elettronico ha permesso di azzerare i costi di stampa e di ricerca, di risparmiare nell’uso e nello stoccaggio di grandi volumi di carta e ha inevitabilmente portato a una maggiore efficacia nei processi documentali.
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