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Gestione Documentale

March 4, 2011
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Gestione Documentale

Come gestione documentale si intendono soluzioni che regolarizzano e valorizzano l’intero sistema di archivi di un’azienda. Fatture, Fascicoli, Brochure, Promemoria, Protocolli, Moduli, insomma tutto quello che riguarda l’archiviazione di faldoni cartacei di ogni tipo.
L’obiettivo non è una mera raccolta di dati, ma una soluzione concreta per la gestion più efficiente della conoscenza che circola ogni giorno tra le scrivanie di un ufficio. Non è poi una semplice elaborazione sistemica di quegli stessi dati, ma una gestione integrata di tutte le informazioni prodotte, ricevute e scambiate tra le persone che operano in Azienda. Un sistema di Document Management permette di controllare e gestire tutte le fasi del ciclo di vita di un documento: dalla sua nascita alla trasformazione in digitale, dall’archiviazione alla ricerca, dallo scambio alla distribuzione.
Più nel dettaglio, un software preposto alla gestione elettronica dei documenti offre all’azienda gli strumenti per catalogare e archiviare dati di qualsiasi formato, indicizzandoli secondo logiche precise, per facilitarne in un secondo momento la ricerca, per tracciarne la storia e le transazioni a cui sono legati e infine per operare su di essi, distribuirli all’esterno o farli circolare nuovamente all’interno dell’azienda.
Grazie a una soluzione tecnologica di Document Management, per esempio si può in tempo reale recuperare e poi stampare un documento catalogato molto tempo prima, magari perso tra i numerosi archivi pubblici; mettere a disposizione di un unico utente autorizzato tutti i dati fondamentali per procedere in una complessa attività di business;  classificare le innumerevoli email ricevute e inviate, con i rispettivi allegati; preservare il valore di una nota scritta a penna tramite la scansione dell’intero documento originale.
I vantaggi non si riscontrano unicamente nella semplificazione della operatività quotidiana, ma anche nel medio e lungo termine: si riducono gli spazi necessari per l’archiviazione e le quantità di carta utilizzata, si abbattono i costi di gestione, si rendono inalterabili i documenti più importanti dell’azienda, si ha maggior controllo sulle singole operazioni ed evidenza di eventuali criticità, si aumenta l’efficienza operativa degli uffici e quindi la produttività e la qualità dell’intero sistema azienda, si ottiene una maggiore compliance per la sicurezza delle informazioni.

L’azienda che investe in una tecnologia di Document Management viene coinvolta ad ogni livello, dall’ufficio amministrativo alle risorse umane, dalla progettazione alla produzione, dagli acquisti alle vendite, dalla logistica alla qualità, dal marketing all’assistenza post vendita. Le informazioni che circolano all’interno e tra questi uffici sono le protagoniste dei processi di document management: ordini e conferme d’ordine, note d’acquisto e fatture, piani ferie e email di clienti e fornitori, preventivi e contratti, liste prelievo e liste consegne.
L’iter operativo di un software documentale è molto semplice: i documenti vengono caricati nel sistema tramite scansione di documenti cartacei, cattura degli spool di stampa del sistema gestionale e acquisizione di documenti web, Office ed email. La “cattura” del documento può avvenire manualmente o automaticamente tramite riconoscimento OCR dei dati del documento.
La registrazione viene completata con la suddivisione dei documenti in cartelle di archiviazione predefinite, che prevedono regole ben precise circa la loro amministrazione e conservazione.
Il documento indicizzato può essere reperito e visualizzato in un secondo momento tramite parole chiave o ricerca per contenuto (full text); su di esso si potranno eseguire operazioni come la revisione, modifica o la cancellazione (solo secondo autorizzazione), la stampa o l’invio via e-mail o fax. Di ogni intervento effettuato verrà tenuta traccia, con indicazione di utente, data e ora.

Un sistema di Document Management non è solo acquisizione, archiviazione, ricerca e gestione dei documenti, ma anche controllo dei processi di business in cui essi sono coinvolti. L’Enterprise Process Workflow, risponde all’esigenza di tener monitorati in maniera regolare tutti i processi aziendali tramite la gestione dei flussi di informazione. Ciò vuol dire entrare nel vivo delle interazioni tra persone e tra persone e documenti, averne il controllo ed agire su di esse per ottimizzarne tempi, costi ed efficienza.
Più nel dettaglio, il workflow definisce piani di lavoro e diagrammi di flusso tra diverse unità funzionali o internamente a un singolo ufficio, ma non solo, stabilisce procedure, metologie di lavoro e scadenze, policy e responsabilità per lo svolgimento ottimale delle attività. Ciò che viene fatto e come viene fatto è verificato, misurato e documentato.
I vantaggi sono assicurati: i colli di bottiglia o i ritardi vengono eliminati, i costi di gestione abbattuti e l’efficienza produttiva viene massimizzata. L’organizzazione del lavoro diventa più agile, i processi aziendali vengono ottimizzati e l’azienda risponde meglio e più velocemente alle condizioni di un mercato sempre in evoluzione. La Gestione Documentale iEbla è la giusta soluzione per un azienda che cerca queste risorse.

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