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L’analisi dei processi

May 24, 2011
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Come sappiamo un processo è quella linea che congiunge un determinato input ad un output. E’ una linea immaginaria, fatta di decisioni, procedure e operazioni che portano a un dato risultato. All’interno dell’azienda ci sono processi semplici o complessi, di prassi o esclusivamente legati a determinati progetti. Non tutti i processi portano al risultato sperato nei tempi, nei costi e nei modi preventivati. Devono quindi essere corretti e regolati.
 
Da dove si parte? Da un’analisi accurata di tutti gli elementi che li compongono, ovvero:
·         i vari passaggi e le attività previste per singolo step
·         i tempi e i costi di esecuzione delle attività
·         le condizioni di inizio e fine attività
·         le persone coinvolte e i relativi compiti – chi è responsabile del processo, chi è autorizzato all’accesso alle informazioni e chi è semplicemente coinvolto nel ciclo.
·         il circuito di validazione e le modalità di approvazione dei documenti di scambio
 
Dall’analisi abbiamo tutti gli strumenti per risolvere il problema.
Dopo aver analizzato ogni aspetto del processo, si disegna un diagramma di flusso, un percorso di lavoro, con regole e priorità definite per ciascun attore coinvolto. Tramite un modello di esecuzione, ottimizziamo un processo dove tutto è regolato e niente può sfuggire, i tempi sono rispettati e il risultato è garantito.

Automatizzare gli scambi interni ai processi.
Automatizzare i processi che sono legati ai documenti è possibile grazie a sofisticati software di Workflow Management che permettono inoltre di vedere, gestire e controllare le fasi intermedie dall’input all’output: le approvazioni, le firme, gli appunti e le note, lo stato delle lavorazioni e degli avanzamenti, gli accessi e gli eventuali ritardi.
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