Le note nei documenti digitali | iEbla - Gestione documenti online

Le note nei documenti digitali

June 24, 2011
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Una volta digitalizzato, possiamo inserire una nota in un documento?
 
Proviamo a pensare a un progetto di lavoro e immaginiamo quante persone possono essere coinvolte in esso, a quanti documenti vengono creati o elaborati dall’inizio alla fine del progetto. Pensiamo a quanti interventi singoli potrebbero esser fatti, a quante possibili revisioni e approvazioni. Oppure prendiamo come esempio anche un unico documento, un contratto, un modulo che passa semplicemente per due persone, chi lo riceve e chi lo finalizza e invia, passando al massimo per una terza persona. Sono procedure e flussi di lavoro diversi, ma hanno in comune la stessa esigenza da parte delle persone interessate di dover metter mano al materiale con cui hanno a che fare e inserire un contributo di propria competenza o semplicemente un commento senza interferire con il contenuto originale del documento.
C’è chi sicuramente penserà che una volta inseriti i documenti in un sistema di gestione elettronica questi siano in pasto a un sistema rigido, chiuso, unidirezionale, dove possono soltanto ricercare, consultare e inviare dati, non possono più mettere mano e intervenire sui lavori fatti e non possono più comunicare alla vecchia maniera, quando si aggiungeva un ‘nota bene’ o un asterisco in matita alle parti da rivedere o si eliminavano brutalmente a penna i particolari inesatti.
Queste persone invece non sanno che anche se digitale il documento può essere revisionato e arricchito di qualsiasi altra informazione utile al suo scopo finale. L’inserimento e gestione delle note in un documento in un software come iEbla, è possibile e può davvero sostituire i metodi tradizionali di revisione dei documenti, come se si lavorasse con penna e carta!

Una sola nota può cambiar tutto!
Pensiamo a un workflow dove tutto deve scorrere in modo fluido e il susseguirsi di step operativi deve essere il più efficiente possibile. Che valore ha una nota in questo caso? O pensiamo semplicemente alla nota posta sul documento diretto al nostro magazzino con la variazione dell’ultimo minuto del codice o della misura di un prodotto: quella nota può cambiare l’esito di quella spedizione e di quella commessa, magari molto importante!
 
Bene, ma come gestiamo le note ‘digitali’?
Come le revisioni ai documenti vengono puntualmente registrate, ossia viene mantenuto nel sistema documentale iEbla sia l’originale sia ogni singola versione successiva, anche le note devono essere mantenute e conservate di pari passo. Quindi quando andremo ad aggiungere una nota a un documento già provvisto di altri commenti, la nostra verrà aggiunta in ordine progressivo e in questo modo si traccerà ogni piccolo dettaglio della creazione o elaborazione di quel documento e tutte le persone che ci entreranno in contatto sapranno cosa è stato fatto, avranno tutte le informazioni a disposizione su quel documento.
 
Inseriamo note costruttive, non abusive!
Sono previste ad ogni modo delle precise autorizzazioni applicabili alle singole note: solo gli utenti abilitati alla funzione di inserimento note possono farlo. E nessuna nota è modificabile o cancellabile.

Molto probabilmente sarà anche grazie alle note che il nostro progetto andrà in porto, probabilmente sarà anche grazie a una gestione elettronica completa delle stesse note che avremmo scritto su carta che porteremo a casa prima il risultato e magari con più successo!

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