Mail e allegati: come archiviarli? | iEbla - Gestione documenti online

Mail e allegati: come archiviarli?

July 7, 2011
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Quando non bastano le semplici cartelle gialle.
Tutti sappiamo che ormai gran parte dell’operatività quotidiana di molti uffici si effettua tramite corrispondenza elettronica. E sappiamo anche che un buon software di gestione documentale deve essere compatibile con i software applicativi che l’azienda ha già e usa regolarmente, proprio come i client di posta. I due sistemi possono essere collegati per dare la possibilità di archiviare quelle mail che non basta salvare nelle classiche cartelle gialle del client di posta ma si vogliono integrare al più grande archivio digitale documentale, per essere gestite in maniera più completa insieme ad altri dati e documenti di altra natura.
 
Ben tre modalità diverse di archiviazione
Nella suite iEbla le mail possono essere archiviate:
          direttamente da Outlook®, grazie al plug in di Office: nella toolbar classica del noto client di posta troveremo un pulsante in più, preposto all’archiviazione non solo della mail ma anche degli eventuali allegati ricevuti.
          automaticamente tramite indirizzo mail: è possibile definire all’interno del sistema un numero indefinito di indirizzi di posta elettronica dove verranno archiviate, in modo automatico, le relative mail in arrivo e/o gli allegati. Ad esempio il sistema è capace di catturare e archiviare direttamente tutte le fatture allegate alle mail inviate all’indirizzo fornitori@miaazienda.it.
          tramite stampante virtuale: in assenza del plug-in di Office è possibile catalogare le mail e gli oggetti che arrivano alla nostra casella mail tramite inserimento manuale, selezionandoli e inviandoli alla stampante virtuale di iEbla, che creerà documenti pdf, pronti da archiviare.
 
In ogni caso al momento della registrazione della mail o dell’oggetto allegato, potranno essere definite le chiavi di ricerca per una loro precisa collocazione e per una loro eventuale ricerca più facile e veloce.
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