Outsourcing – vale anche per la gestione documentale? | iEbla - Gestione documenti online

Outsourcing – vale anche per la gestione documentale?

April 27, 2012
By

 

Come sappiamo il termine outsourcing, entrato nel mondo economico fin dagli anni 80, sta a significare l’esternalizzazione, il decentramento per la gestione o lo svolgimento, in parte o del tutto, di un’attività aziendale.
 
Perché ricorrere all’outsourcing?
Deleghiamo quelle attività che non riusciamo a gestire in modo efficiente e che verrebbero ottimizzate da chi invece ha maggiori competenze o specializzazioni.  Diamo in gestione esterna prevalentemente quelle attività che non rientrano nel nostro core business aziendale, per concentrarci invece su quelle strategiche e primarie. Ciò che spinge poi a pensare a rivolgersi all’esterno è indubbiamente una notevole riduzione di costi interni e il miglioramento nella flessibilità ed efficienza interna, infine nella qualità del servizio.
Ma quando si parla di gestione documentale? E’ plausibile pensare di affidare il proprio archivio documentale ad aziende esterne?
In molti, ormai troppi casi la quantità di documentazione prodotta in azienda ha raggiunto livelli troppo alti per poter essere gestita efficientemente con le sole risorse interne. E’ sempre più frequente quindi ricorrere a soluzioni di outsourcing che curino gli aspetti di archiviazione e mantenimento degli archivi aziendali o di parte della documentazione aziendale e di gestione di alcuni processi documentali. Questi i vantaggi principali:
·         economici: non è necessario investire in infrastrutture per la conservazione e la sicurezza dei documenti.
·         organizzativi: si impiegano in altro modo le risorse interne e riutilizzano i locali predisposti ad archivio.
E poi i vantaggi a livello operativo propri della gestione elettronica dei documenti: l’aumento di efficienza e velocità nelle operazioni di ricerca delle informazioni dato dalla conversione dei documenti in digitale e dalla loro integrazione in un grande archivio virtuale multifunzione.
Quali processi coinvolgere e delegare a terzi?
I processi documentali prevalentemente gestiti in outsourcing sono quelli relativi per esempio alla fatturazione elettronica attiva e passiva (è il caso della conservazione ottica certificata e sostitutiva) oppure alla contrattualistica di vario genere, o ai servizi di comunicazione verso l’esterno.
Chi scegliere?
La scelta del partner a cui affidare la gestione di un processo o anche solo di una parte di esso è una scelta molto delicata. In ogni campo. Nel settore documentale ancor di più, dato che ciò che si da in mano a un fornitore esterno sono quei documenti che contengono informazioni delicate, sensibili, preziose per l’azienda. A maggior ragione perciò è necessario scegliere un interlocutore esperto, professionale, affidabile, perché entrerà nei flussi documentali che sono alla base delle decisioni strategiche o dei rapporti commerciali in essere.
Il software iEbla, grazie all’utilizzo della piattaforma web e all’accesso alle sue numerose funzionalità tramite una connessione internet si presta ad essere facilmente utilizzato non solo come soluzione in house ma anche in outsourcing. Non solo si ha una gestione puntuale, completa, professionale di tutte le attività legate al trattamento dei flussi documentali aziendali, ma si potrà accedere alle informazioni e ai documenti velocemente e con estrema semplicità da qualsiasi pc collegato alla rete.
{lang: 'it'}