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Perchè adottare un sistema di gestione dei documenti

April 4, 2011
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Come mai dovremmo pensare di adottare all’interno della nostra azienda un sistema di gestione documentale? Quali sono i veri motivi che ci spingerebbero a cercare una soluzione tecnologica per meglio organizzare il nostro lavoro? La risposta è semplice e deducibile da una semplice riflessione di com’è cambiato il nostro operare da qualche decennio a questa parte.
Prima di tutto, l’ingresso della tecnologia nella pratica quotidiana ha facilitato e velocizzato di molto l’elaborazione dei dati. Ne conseguono due criticità rilevanti:
– i dati generati elettronicamente sono da considerare a tutti gli effetti risorse aziendali e in quanto tali devono essere preservate e amministrate nel migliore dei modi, al pari delle altre;
e’ aumentata di molto la quantità di documenti da gestire, che siano file o fogli di carta, e comunichiamo con una molteplicità di informazioni e strumenti di varia natura. Si rende quindi utile un sistema che ci aiuti nel conservare lo storico, ci consenta di eliminare gran parte della documentazione cartacea, azzerandone i costi di gestione, e ci consenta di lavorare con più risorse contemporaneamente sempre a portata di mano.
 
Un secondo aspetto da tenere in considerazione è il mercato, le sue costanti evoluzioni e l’aspetto che vanno ad assumere le aziende in funzione di esso: oggi si lavora per lo più in strutture complesse e molto articolate, dove ci si occupa spesso di attività interconnesse e comuni a più funzioni. In ambienti simili le informazioni devono essere condivise, la comunicazione interpersonale deve essere agevolata e devono essere tracciate tutte le operazioni strategiche per raggiungere gli obiettivi comuni. Anche in questo caso un software di gestione elettronica è un efficace strumento di supporto ai flussi di lavoro interni a tutti i processi aziendali.
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