Perchè scegliere una soluzione di workflow management? | iEbla - Gestione documenti online

Perchè scegliere una soluzione di workflow management?

June 9, 2011
By
Ci ritroviamo spesso di fronte a richieste da parte del mercato sempre più imprevedibili e personalizzate, che richiedono massima flessibilità e prontezza. Non solo, le strutture organizzative dove lavoriamo oggi sono sempre più complesse. In esse le informazioni si perdono, si duplicano, circolano in modo discontinuo o con tempi lunghissimi, spesso sono fuori controllo e soggette a n variabili.
In una situazione simile c’è assoluto bisogno di controllo, velocità, trasparenza ed efficienza.
 
Per fortuna le soluzioni di workflow management oggi disponibili nei software di gestione di processi aziendali ci vengono in aiuto e ci permettono di strutturare in maniera ottimale i flussi di lavoro che riteniamo critici e/o strategici per il nostro business.
Sono utili strumenti per pianificare le diverse attività interne ai processi di lavoro e seguirne l’esecuzione.
 
Non parliamo solo di progetti speciali. Parliamo di mettere “sotto workflow” anche semplici flussi di approvazione o cicli di produzione ma che risultano determinanti per il buon funzionamento dell’azienda e per questo necessitano di una gestione ottimale che punti alla massima efficienza.
 
Vediamo meglio i motivi per cui dovremmo scegliere una soluzione di workflow management e applicarla ad uno o più processi interni:
·         per averne il controllo: il sistema permette di programmare le singole attività ma anche di aggiustarle in base alle esigenze o alle criticità. Programmiamo e coordiniamo tutto ciò che è coinvolto in un processo: definiamo i tempi (inizio, fine, scadenze e priorità) e i modi (strumenti e risorse umane) che ci servono per arrivare ad un determinato risultato.
 
La dirigenza in questo modo ne può trarre enormi benefici in termini di decisione strategica.
 
·         per una maggiore trasparenza: I singoli utenti coinvolti nel processo possono, tramite il software, accedere facilmente e in tempo reale a tutti i documenti e ai dati che servono per svolgere le attività a loro assegnate. L’amministratore vede da dove parte e dove finisce il processo, chi è coinvolto e in quale misura, è a conoscenza di tutti dettagli, ne ha la visione globale e nello stesso tempo riesce a vedere come viene svolta la singola operazione, il singolo step.
 
In questo caso il programma è uno strumento dalle enormi potenzialità: chi ha la responsabilità del processo vede, conosce lo stato dell’arte, lo verifica ed eventualmente modifica.
 
·         per lavorare più velocemente: Ogni operatore ha tutte le informazioni utili per lavorare, non ci sono scusanti. Grazie allo scadenzario è costantemente aggiornato sullo stato del processo e può vedere priorità e scadenze. E’ perfino allertato in caso di dimenticanze o ritardi.
 
Richieste, autorizzazioni e revisioni, operazioni che generalmente richiedono molto tempo e che rischiano di ritardare l’intero flusso di lavoro, se gestite e controllate, risulteranno semplificate e notevolmente velocizzate.
 
·         per cercare la massima efficienza: il programma riesce ad automatizzare i lavori a scadenza regolare, che prevedono attività ripetibili. Le procedure che seguiamo per svolgere un determinato compito vengono standardizzate a prova di errore!
 
In conclusione abbiamo un preciso percorso da seguire, non possiamo perderci! Abbiamo tutte le informazioni necessarie, non possiamo sbagliarci! Ogni variabile è sotto controllo, non corriamo rischi!Restiamo sempre nei tempi previsti, non possiamo perdere tempo! Sembra proprio di aver fatto la scelta giusta!
{lang: 'it'}