Processi aziendali – La gestione di un ordine | iEbla - Gestione documenti online

Processi aziendali – La gestione di un ordine

August 2, 2011
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Quanti documenti possono esserci in una comune procedura di evasione di un ordine?
 
Quanti fogli di carta, quante mail e quante informazioni vengono scambiate? C’è l’ordine stesso, ci sono i dati del cliente, del prodotto, i prezzi, i dettagli di produzione e spedizione, gli sconti, i termini di pagamento, etc. Non solo, ci possono essere note di accompagnamento o allegati a integrazione del documento originale.
 
Quante persone possono essere coinvolte?
Il documento, ossia l’ordine, dal momento del suo ingresso all’interno dell’azienda (via mail o via fax) attraversa diverse fasi di elaborazione e non sempre sono gestite dalle stesse persone e con le stesse modalità. Ci sono diverse funzioni, diversi utenti che entrano in contatto con il documento, con altrettante responsabilità e compiti. Vediamo alcune: il commerciale principalmente per le fasi di contatto con il cliente e di attivazione del processo di evasione, l’amministrazione per le verifiche dei dati del cliente, l’ufficio tecnico per le fasi intermedie, la produzione e il magazzino per le fasi finali.
Pensiamo poi che in una funzione aziendale ci può essere anche più di un solo utente coinvolto: spesso entrano nel processo anche figure di supporto come gli addetti all’inserimento ordini o segretarie e ancora più spesso è coinvolto il responsabile di funzione in genere per le approvazioni e quindi per determinare il proseguimento del processo.

 

 

A volte diventa complesso anche il processo più semplice, più comune.
La gestione degli ordini è una procedura di routine, comune alla maggior parte delle aziende. Ma un’attività sistematica, metodica all’interno di un’azienda spesso non corrisponde all’attività più efficiente ed efficace. Perché come in questo caso può essere costituita da diversi passaggi, più o meno articolati, può essere processata da diverse persone e può essere soggetta a variabili più o meno rilevanti.
E’ per questo che si utilizzano i modelli processuali suggeriti dai software documentali: i diagrammi di flusso servono proprio ad ottimizzare e automatizzare (del tutto o solo in parte) quelle attività che fanno parte della quotidianità aziendale, ma che devono essere perfezionate o riviste, ad ogni modo portate al massimo rendimento possibile. In essi viene definito esattamente chi deve fare cosa, in quali termini e con quale procedimento.
Quanti ritardi conta la tua Azienda nella gestione tradizionale di tutti gli ordini che vengono processati ogni giorno?
Come accennato appena sopra, nella gestione di un ordine vi sono molte variabili da tenere in considerazione. Parliamo per esempio di informazioni basilari come scontistiche e modalità di pagamento o di consegna (molto spesso personalizzate da cliente a cliente), disponibilità della merce, stato dei pagamenti del cliente.. Se queste informazioni non vengono messe a disposizione degli utenti e soprattutto non nei tempi previsti per un’evasione corretta dell’ordine, si può incorrere in ritardi o ancora peggio nel blocco o nella respinta dell’ordine stesso.
Grazie al programma di workflow management ogni utente riceve nella sua scrivania virtuale le pratiche che deve svolgere e le informazioni necessarie all’esecuzione dei propri compiti. Il sistema permette di inviare a tutti gli utenti coinvolti e-mail di notifica, segnala eventuali ritardi nello svolgimento delle attività, fornisce tutte le informazioni correlate a quel processo e a quella determinata pratica: allegati, progetti, copie contratti, fax etc.

Cosa succede, o meglio può succedere, in un processo tipo di evasione di un ordine?
Possiamo ipotizzare un percorso simile: all’arrivo dell’ordine il commerciale, o chi per esso, deve accertarsi che la richiesta sia valida, quindi può inviare il documento al responsabile di funzione (per esempio capo area) per verifica e approvazione e/o all’ufficio amministrativo per un controllo dei termini di pagamento o dello status del cliente in questione. Vagliata e approvata, la richiesta potrà proseguire ed essere spedita quindi al magazzino, in produzione o all’ufficio tecnico.
Il sistema workflow segue tale percorso e accompagna le evoluzioni del documento, tracciando tutte le operazioni effettuate su di esso e registrando eventuali note di accompagnamento (si pensi ad esempio alle motivazioni che hanno portato a respingere l’ordine o alle indicazioni dell’ultimo minuto per il reparto produzione).
Il workflow è sostanzialmente è la base di lavoro per gli utenti direttamente coinvolti nel processo e debitamente autorizzati ad accedervi grazie all’accesso all’archivio documentale e al sistema automatizzato di trasmissione delle informazioni. E’ una lente d’ingrandimento per chi ha la responsabilità dell’intero processo: si distinguono i carichi di lavoro, si notano i colli di bottiglia o le incongruenze, quindi si determinano correttivi, migliorie, urgenze.
Durante l’intero percorso di evasione chi ha accesso al sistema ha il controllo delle singole dinamiche interne. Perciò ad un’eventuale richiesta del responsabile di funzione o ad un sollecito da parte del cliente, si avrà sempre la fotografia in tempo reale dello status dell’ordine. Si saprà esattamente a che punto del percorso si è arrivati e chi in quel preciso momento avrà in carico la pratica.
Impossibile farsi trovare impreparati!
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