Software documentale con ricerca OCR | iEbla - Gestione documenti online

Software documentale con ricerca OCR

July 11, 2011
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Un software di gestione documentale con un motore di ricerca OCR integrato senza dubbio ha una marcia in più. Vediamo perché.
 
Indicizzare un documento all’interno di un sistema di gestione dei documenti significa inserirlo tramite l’attribuzione di determinate parole o frasi chiave. Secondo queste ultime, il file sarà da quel momento in poi riconoscibile e rintracciabile tramite campi di ricerca. E’ inevitabile però un’osservazione: questa operazione è possibile su documenti in cui il contenuto è leggibile e da cui possono essere estrapolate, riconosciute tali parole, tali caratteri.
 
Anche documenti cartacei, scansionati, possono essere archiviati tramite corretta indicizzazione e poi ricercati.
Sappiamo che l’archivio creato da un software di gestione documentale viene alimentato da documenti di ogni genere provenienti da più fonti: abbiamo file che provengono direttamente dal gestionale, avremo i file Office e avremo anche quei documenti cartacei che abbiamo voluto acquisire tramite scanner.
Per quest’ultima sorge spontaneo un dubbio! La scansione genera un’immagine del documento, per l’esattezza un file pdf: il sistema documentale sarà in grado di leggerne il contenuto per una corretta indicizzazione e archiviazione e quindi rintracciabilità?
La risposta è si, perché grazie al sistema OCR (ossia riconoscimento ottico dei caratteri) il file pdf scansionato diventa leggibile, non è più immagine statica, non modificabile, non decifrabile. Al suo interno potranno essere perciò catturati i relativi identificativi, ossia gli elementi per definire le parole chiave necessarie alla sua ricerca, per esempio codice prodotto, codice cliente, data, numero, etc.
Fatture, conferme d’ordine, raccomandate ricevute, per esempio, via posta ordinaria potranno così avere lo stesso trattamento delle altre: essere sottoposte ad una gestione completa ed efficiente, potranno essere ricercate e quindi inviate, potranno essere scambiate all’interno per esempio di un workflow, essere rispedite, ristampate per altri usi, aggiunte ad altri documenti pdf… e così via.

Il sistema di riconoscimento ottico utilizzato all’interno della nuovissima suite iEbla, ci consentirà quindi di includere anche quei documenti che pensavamo fossero delle semplici immagini, con informazioni statiche, non utilizzabili. Avremo così a nostra disposizione un archivio dalla massima completezza e assolutamente interattivo: tutto ciò che cercheremo sarà a nostra disposizione con una semplice ricerca e con tempi rapidissimi.

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