Software per gestire i documenti in ufficio | iEbla - Gestione documenti online

Software per gestire i documenti in ufficio

July 13, 2011
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Gestire i documenti in ufficio è un problema ben noto a molte aziende..
..un po’ per la quantità sempre crescente di informazioni con cui oggigiorno abbiamo a che fare, un po’ per le difficoltà che inevitabilmente incontriamo nel gestirla in maniera efficiente e soprattutto efficace. E’ sì un problema noto, ma non ancora del tutto risolto: perché ci sono aziende consapevoli di poter fare di meglio nella gestone delle informazioni interne ma non sanno esattamente come e ce ne sono molte altre che sono ancora fortemente legate a metodi e pratiche tradizionali e fanno fatica ad allontanarsene.
Eppure esiste nel mondo IT una soluzione che risponde alle esigenze di entrambe le tipologie di azienda e si chiama software di gestione documentale.
 
Il microcosmo dei documenti in ufficio.
Ogni funzione aziendale, ogni singola persona che lavora in un comune ufficio elabora e gestisce ogni singolo giorno una quantità indefinita di informazioni. E può fare altrettanto con le informazioni che riceve, da colleghi, da clienti o partner esterni. Che si parli di file digitali, che si parli di fogli di carta, l’azienda comunica sia internamente sia con l’esterno con un numero enorme di documenti. Ed è un numero difficilmente quantificabile, perché sono dati e informazioni spesso non strutturati. La prova? iniziamo dando un occhio alle nostre scrivanie, passiamo per le cartelle gialle nel nostro pc e, dando le spalle ai nostri scaffali, sbirciamo nella scrivania accanto. La situazione sarà sempre la stessa: molta carta, troppe fotocopie, archivi scomposti sia cartacei sia elettronici, logiche personali di ordine e archiviazione e poche regole comuni.
Questo un primo problema. Se poi andiamo a guardare le dinamiche di scambio di tali documenti e tali informazioni, troviamo comunicazioni incomplete, ritardi o inefficienze.
E come può un’azienda puntare alla massima efficienza interna se, a partire dal singolo, la gestione dell’informazione non è ben strutturata?
 
Il ruolo di un software di gestione documentale
Dare un ordine efficiente ai documenti che risiedono dentro e attorno i nostri uffici? E’ possibile! Grazie ai software di gestione elettronica dei documenti, che ci permettono di:
– eliminare gran parte del cartaceo e organizzare i documenti in formato digitale con una logica comune
– gestire e automatizzare gli scambi interni ed esterni: ottimizzare l’invio di fax ed email 
– archiviare e conservare elettronicamente i documenti a valore fiscale secondo le vigenti normative in materia
– portare al massimo rendimento possibile i processi di lavoro strategici per l’azienda, tenendo sotto controllo lo scambio interno dei documenti e distribuendo in maniera efficiente le informazioni utili alla loro esecuzione.
 
iEbla, nel panorama dei software documentali, è una soluzione completa, professionale, innovativa. Nativa IBM i, offre una completa integrazione con i dati del gestionale e, in quanto web based, è facilmente utilizzabile tramite un comune browser web.
Cosa avremmo di nuovo nei nostri uffici? Un innovativo strumento di
– archivio digitale (acquisizione dei documenti e memorizzazione tramite indicizzazione)
– ricerca rapida (per parole chiave o contenuto)
– distribuzione dei documenti automatizzata
– conservazione ottica certificata e sostitutiva
– gestione dei flussi di lavoro

Siamo ancora sicuri che il modo con cui siamo abituati ad archiviare, spedire o condividere le informazioni sia davvero il migliore?

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One Response to Software per gestire i documenti in ufficio

  1. Earth overshoot Day « Comunicati stampa gratis on October 8, 2011 at 9:30 pm

    […] significa gestire i documenti in […]