Usare il web per gestire i nostri documenti | iEbla - Gestione documenti online

Usare il web per gestire i nostri documenti

August 8, 2011
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Un software veramente efficiente? Facile, veloce, ma soprattutto web!
Una gestione elettronica dei documenti si distingue da un sistema tradizionale per i vantaggi che possono essere tratti dal digitale, quindi più agilità e rapidità, se poi sfrutta anche una piattaforma internet per accedervi diventa senza dubbio più economico!
Il web infatti è semplice, intuitivo e soprattutto molto più conveniente:
·         nessuna installazione su pc personali
·         nessun peso per l’intera infrastruttura informatica aziendale, magari già troppo carica e complessa
·         nessun vincolo relativo al sistema operativo o hardware in uso
·         costi di gestione ridottissimi
 
La soluzione ideale per risolvere il problema della mobilità delle persone e strutture aziendali multisede
In un sistema di organizzazione dei documenti tradizionale dove tutti i dati e le informazioni vengono salvati e trattenuti unicamente nei computer personali, la condivisione con i collaboratori interni e con gli interlocutori esterni risulta spesso difficile. Si incorre in repliche di dati inutili e rischi di salvataggi con logiche personalizzate che non fanno che rallentare i tempi di ricerca e recupero delle informazioni da inviare o condividere.
Altro aspetto da valutare poi è il cambiamento che sta subendo il nostro modo di lavorare: spesso ci ritroviamo a operare fuori dalla nostra sede di lavoro e le nostre strutture sono sempre più complesse, dislocate in più parti del mondo. Serve assoluta flessibilità e agilità nell’utilizzo delle informazioni che ci servono per lavorare bene.
 
Serve quindi, viste queste due premesse, una struttura centralizzata di archivio e un sistema di gestione dei documenti automatizzato con alcune caratteristiche fondamentali tra cui chiare regole di utilizzo e accesso da remoto.
Chiunque avrà necessità di un documento, se debitamente autorizzato all’accesso al sistema, lo potrà rintracciare comodamente e in poco tempo tramite un comune browser web, quando vuole, in qualsiasi posto si trovi, seduto alla sua scrivania, in aeroporto o presso una filiale dell’azienda o da un cliente.
 
Ma non è solo una questione di rintracciabilità, di ricerca e recupero istantaneo di un documento. Avere accesso al sistema via web, significa avere a disposizione tutte le singole funzionalità di un sistema di gestione documentale completo:  accesso all’archivio digitale centralizzato, inserimento e catalogazione dei propri documenti, distribuzione degli stessi verso l’interno o l’esterno, condivisione dei dati con i collaboratori, integrazione con gli ERP e i programmi di lavoro più comuni, e molto altro ancora.

Sicurezza
La connessione a internet prevista per poter utilizzare software simili, come iEbla, è assolutamente protetta da qualsiasi eventuale intercettazione e intrusione. Il sistema utilizza il protocollo crittografico SSL (Secure Sockets Layer), ormai utilizzato dalla maggior parte dei servizi on line.
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