Il workflow? Una mappa per orientarsi nella rete dei processi aziendali | iEbla - Gestione documenti online

Il workflow? Una mappa per orientarsi nella rete dei processi aziendali

April 14, 2011
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Il workflow è un percorso da seguire per raggiungere l’obiettivo di un determinato processo di business. E’ la cartina tornasole per potersi orientare e districare nella fitta rete di relazioni e dinamiche aziendali. Pensiamo per esempio alla complessità di un processo che vede coinvolte diverse funzioni e molte operazioni.
 
Il workflow è come una mappa.
Potremmo comparare un sistema di gestione dei processi a una mappa, lineare o ramificata, che traccia un percorso a partire da un determinato punto fino ad arrivare ad una meta finale. Le tappe sono le risorse coinvolte e le distanze sono i tempi di consegna, di presa visione, di ri-elaborazione, di approvazione e di re-invio dei documenti, che vengono passati di scrivania in scrivania, di mano in mano all’interno di un processo di business.
Disegnare un diagramma di flusso, ossia mettere in pratica un sistema workflow, è come disegnare una cartina dove sono tracciati i punti chiave di un percorso: partenza, arrivo, snodi strategici e biforcazioni, strade principali e vie alternative.
 
Il workflow propone, in più, un piano di azione.
Cosa c’è in più rispetto a un semplice disegno? Un workflow detta regole chiare, sia per l’intero gruppo di lavoro sia per la singola persona, perché ciascuna attività sia portata a termine al meglio. Un workflow dice quali sono i termini da rispettare per lo scambio delle informazioni cruciali e quindi dei documenti chiave elaborati in un processo tipo. Scandisce i tempi e definisce le modalità per lo svolgimento di ogni singolo task. E per agevolare il rispetto dei termini fornisce agli utenti un utile scadenzario e attiva degli allarmi o delle semplici notifiche nel caso di inadempienze o ritardi.
 

Se si spinge l’informazione nei canali giusti, quelli indicati dal workflow, e se si segue il piano di lavoro da esso proposto, la comunicazione si farà più scorrevole e le persone lavoreranno meglio, perché avranno un orientamento preciso e stimoli in più nel raggiungere la meta, la tappa finale del processo.

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